Les entretiens dans les entreprises japonaises imposent des protocoles de seance et des attentes en matiere de langage corporel souvent meconnus des candidats internationaux. Ce guide fait le point sur les conventions essentielles, de la position a la chaise a la posture et aux salutations, que les professionnels observent generalement lors des entretiens formels au Japon.
Le langage corporel dans les cadres professionnels japonais est decrit par les chercheurs en affaires interculturelles comme un systeme de communication a contexte riche. Contrairement aux environnements d'entretien dans de nombreux pays occidentaux ou la confiance decontractee et une posture relachee peuvent etre vues positivement, les entretiens dans les entreprises japonaises ont historiquement accorde un poids considerable a la formalite, a la retenue et a la conscience spatiale. Pour les candidats internationaux, comprendre ces conventions est une partie pertinente de la preparation a l'entretien.
Selon les conseils publies par l'Organisation japonaise du commerce exterieur (JETRO) et les observations generales de consultants en affaires interculturelles, les signaux non verbaux durant un entretien au Japon communiquent generalement le respect, l'attention et la comprehension des relations hierarchiques. Bien que chaque entreprise varie, les protocoles decrits ci-dessous refletent des conventions largement rapportees dans la litterature sur l'etiquette des affaires au Japon.
Les moments precedant l'assise sont, selon de nombreux temoignages, parmi les parties les plus soigneusement observees d'un entretien dans une entreprise japonaise. Les candidats doivent suivre une sequence signalant une conscience de la formalite et du respect pour l'espace du recruteur.
Les sources sur l'etiquette des affaires se concentrant sur le Japon decrivent generalement un modele consistant a frapper trois fois a la porte de la salle d'entretien, puis a attendre brievement avant d'entrer. Deux coups sont parfois associes a la verification de l'occupation d'une toilette, donc trois coups sont consideres comme la norme professionnelle. Apres avoir entendu une invitation a entrer, les candidats ouvrent generalement la porte, entrent, et la referment en faisant face a la porte plutot que de tourner le dos a la salle.
Apres avoir ferme la porte, les candidats dans de nombreux contextes professionnels japonais doivent se tourner vers les recruteurs et effectuer une inclinaison debout. La profondeur de cette inclinaison correspond generalement a la categorie keirei, soit une flexion d'environ 30 degres au niveau de la taille. C'est l'inclinaison standard pour les salutations professionnelles. Une inclinaison plus profonde de 45 degres, connue sous le nom de saikeirei, est reservee pour exprimer une profonde gratitude ou des excuses et serait generalement consideree comme excessive pour une salutation d'entretien.
Pendant l'inclinaison, les mains sont placees sur les cotes pour les hommes, ou croisees devant le corps pour les femmes, selon de nombreux guides de bonnes manieres japonais. Le regard se porte naturellement vers le bas alors que le corps se penche vers l'avant.
L'un des aspects les plus distinctifs de l'etiquette d'entretien dans les entreprises japonaises est le concept de positionnement en fonction du rang. Ce systeme, enracine dans la conscience spatiale japonaise traditionnelle, divise une salle entre le kamiza (siege superieur ou place d'honneur) et le shimoza (siege inferieur).
Dans une salle d'entretien standard, le kamiza est generalement le siege ou la position la plus eloignee de la porte. Ce siege est reserve a la personne la plus haut placee presente, ce qui, dans un contexte d'entretien, est le recruteur principal ou un cadre de l'entreprise. Le shimoza, le siege le plus proche de la porte, est l'endroit ou les candidats doivent s'asseoir.
Les candidats internationaux habitues a choisir n'importe quel siege disponible peuvent trouver cette convention inconnue. Se diriger vers le siege le plus proche de la porte et se tenir debout a ses cotes, plutot que de s'asseoir immediatement, est l'attente largement rapportee. Certaines salles d'entretien peuvent avoir une seule chaise placee specifiquement pour le candidat, ce qui simplifie la decision, mais dans les salles avec plusieurs options, choisir la position shimoza signale une conscience culturelle.
Un point souligne par pratiquement toutes les ressources sur l'etiquette des affaires au Japon est que les candidats ne s'assoient generalement pas sans y avoir ete invites. Apres l'inclinaison initiale et la presentation, le recruteur fait generalement un geste ou invite verbalement le candidat a s'asseoir. La phrase courante est okake kudasai (veuillez vous asseoir). C'est seulement apres cette invitation que le candidat s'assoit.
Ce protocole d'attente peut sembler genant pour les candidats issus de cultures ou s'asseoir rapidement est la norme, mais c'est largement considere comme un signe fondamental de respect dans les entreprises japonaises. Les professionnels se preparant a des entretiens dans differents contextes culturels, tels que ceux discutes dans le guide des entretiens comportementaux a Toronto, notent souvent que de petites differences de synchronisation comme celles ci peuvent revetir une importance capitale.
Une fois assis, la posture du candidat durant l'entretien doit generalement communiquer l'attention et le calme. Les cadres d'entretien dans les entreprises japonaises ont tendance a favoriser une presentation physique plus maitrisee et droite que celle a laquelle beaucoup de candidats internationaux peuvent etre habitues.
La plupart des guides d'etiquette des affaires japonais recommandent de s'asseoir le dos droit et de ne pas s'appuyer contre le dossier de la chaise. Le candidat s'assoit generalement sur la moitie avant ou les deux tiers du siege, maintenant une colonne vertebrale droite sans paraitre rigide. Cette position assise vers l'avant est souvent decrite comme communiquant l'enthousiasme et le respect, alors que se pencher en arriere peut etre interprete comme trop decontracte ou desinteresse.
Le placement des mains est un autre domaine ou les conventions d'entretien japonaises tendent a etre specifiques. Pour les hommes, les mains sont placees sur les cuisses avec les doigts joints, paumes vers le bas. Pour les femmes, de nombreuses sources d'etiquette decrivent les mains reposant l'une sur l'autre sur les genoux. Les bras sont generalement gardes pres du corps plutot que de reposer sur des accoudoirs, meme si la chaise en possede.
Gesticuler en parlant est generalement moins courant dans la communication professionnelle japonaise que dans de nombreuses cultures occidentales. Bien que des mouvements naturels et retenus des mains durant la conversation ne soient pas consideres comme problematiques, des gestes larges ou frequents peuvent etre percus comme distrayants ou manquant de maitrise.
Les jambes sont generalement gardees ensemble ou les pieds poses a plat sur le sol. Croiser les jambes au niveau des genoux est largement considere comme inapproprie dans les cadres d'entretien japonais, car cela peut etre percu comme trop decontracte ou meme irrespectueux. Croiser les chevilles est parfois decrit comme plus acceptable, bien que garder les deux pieds a plat sur le sol soit la position la plus recommandee. Pour les candidats explorant les normes du lieu de travail interculturel, le guide sur l'image professionnelle dans le reseautage a Milan offre une comparaison utile de la maniere dont les attentes de presentation physique varient selon les secteurs et les pays.
Les normes de contact visuel dans les cadres professionnels japonais different de celles dans de nombreux pays occidentaux, ou un contact visuel soutenu est frequemment associe a la confiance et a l'honnetete. Dans les entretiens des entreprises japonaises, le contact visuel est generalement maintenu par intermittence plutot que de facon continue. Regarder le visage du recruteur, en particulier la zone autour du nez ou le triangle forme par les yeux et la bouche, est une technique couramment citee pour paraitre engage sans creer l'intensite d'un contact visuel direct et prolonge.
Fixer quelqu'un est generalement percu comme agressif ou conflictuel. Cependant, eviter totalement le contact visuel peut etre interprete comme de l'evitement ou un manque de confiance. Trouver un juste milieu, avec un contact visuel periodique et naturel, est l'approche la plus frequemment recommandee par les conseillers en culture des affaires japonaise.
La culture de l'entretien japonaise favorise generalement une expression faciale calme et attentive. Un sourire leger et naturel durant les salutations et les moments appropries de la conversation est considere comme positif, mais des sourires exageres ou des expressions tres animees peuvent etre percus comme un manque de serieux. Hochement doux de la tete pendant que le recruteur parle est une pratique courante au Japon et est generalement interprete comme un signe d'ecoute active, parfois accompagne d'affirmations verbales telles que hai (oui) ou naruhodo (je vois).
Il y a des moments durant un entretien japonais ou une inclinaison assise peut etre appropriee. Lorsque l'entretien se termine, les candidats peuvent effectuer une inclinaison assise avant de se lever pour une inclinaison finale debout. L'inclinaison assise, parfois appelee zarei dans des contextes formels, implique generalement une flexion vers l'avant d'environ 15 a 30 degres a partir d'une position assise droite, les mains se deplacant des genoux vers le haut des cuisses.
Certains formats d'entretien, notamment les entretiens de groupe avec plusieurs recruteurs arrivant a des moments differents, peuvent impliquer d'autres moments d'inclinaison. Observer et imiter le niveau de formalite des recruteurs est generalement considere comme une approche pratique en cas de doute sur la profondeur ou la frequence attendue des inclinaisons.
Bien que cela ne fasse pas toujours partie de chaque entretien, l'echange de cartes de visite (meishi) peut se produire, en particulier lors de recrutements pour des postes plus senior ou en milieu de carriere. Le langage corporel implique dans cet echange est tres specifique dans la culture des affaires japonaise.
Les cartes sont generalement presentees et recues avec les deux mains. En recevant une carte, la regarder attentivement pendant un moment est considere comme respectueux, plutot que de la placer immediatement dans une poche ou un sac. Durant un entretien, la carte recue est generalement placee sur la table devant le candidat pendant la duree de la reunion. Ces conventions sont bien documentees par des organisations dont JETRO et le groupe Japan Intercultural Consulting.
Bien que de plus en plus rares dans le recrutement des entreprises modernes, certains entretiens d'entreprises japonaises traditionnelles ou dans des cadres traditionnels peuvent se derouler dans des pieces a sol en tatamis. Dans ces cadres, la position assise formelle est le seiza, a genoux avec les jambes pliees sous le corps, le dos droit et les mains reposant sur les cuisses.
Le seiza peut etre physiquement inconfortable pour ceux qui n'y sont pas habitues, et les recruteurs en sont souvent conscients pour les candidats internationaux. Dans certains cas, le recruteur peut offrir la permission de s'asseoir dans une position plus confortable, telle que les jambes croisees (agura) pour les hommes. Cependant, passer a une position plus decontractee sans y avoir ete invite n'est generalement pas recommande par les sources d'etiquette.
Il est a noter que les attentes en matiere de langage corporel peuvent varier de maniere significative selon le type d'entreprise. Les filiales japonaises de societes multinationales, les entreprises a capitaux etrangers operant au Japon et les startups dans des villes comme Tokyo et Osaka peuvent observer des conventions plus souples. Certaines entreprises signalent activement une culture d'entretien decontractee, auquel cas un langage corporel trop formel pourrait sembler en decalage avec l'environnement.
Cependant, lors d'entretiens dans des entreprises japonaises traditionnelles, des entreprises de taille moyenne ou des entreprises dans des secteurs conservateurs tels que la banque, l'industrie manufacturiere ou les contrats gouvernementaux, les protocoles formels decrits ci-dessus sont generalement plus susceptibles de s'appliquer. En cas de doute, pencher vers la formalite est l'approche la plus recommandee par les conseillers en carriere japonais et les consultants interculturels.
Les ressources de coaching en entretien interculturel citent frequemment plusieurs erreurs de langage corporel que les candidats internationaux commettent dans les cadres professionnels japonais:
Les candidats se preparant aux entretiens dans les entreprises japonaises tirent souvent profit de la pratique de la sequence physique: entrer dans une piece, se tenir debout a cote de la bonne chaise, saluer, attendre, s'asseoir avec la bonne posture et gerer le placement des mains. Enregistrer une session de pratique en video est une technique que plusieurs cabinets de coaching interculturel suggerent pour identifier des habitudes qui peuvent sembler naturelles mais entrent en conflit avec les attentes japonaises.
Examiner la culture specifique de l'entreprise via leur site web, les temoignages d'employes et des plateformes comme la section Japon de Glassdoor peut egalement aider les candidats a jauger si un employeur penche vers le traditionnel ou le moderne dans son style d'entretien. Pour ceux qui naviguent dans le paysage plus large de la preparation a l'emploi a l'international, renforcer sa presence en ligne professionnelle tout en etant pret pour l'entretien en personne est souvent considere comme une approche equilibree.
Pour les candidats peu familiers avec la culture professionnelle japonaise, travailler avec un coach en communication interculturelle ou un consultant en carriere focalise sur le Japon peut fournir des retours personnalises. Les professionnels specialises dans la preparation aux entretiens interculturels peuvent souvent identifier des habitudes de langage corporel subtiles que l'auto-etude peut manquer. Pour toute question sur l'autorisation de travail ou les reglementations sur l'emploi au Japon, consulter un avocat en immigration qualifie ou un professionnel licencie est fortement recommande.
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