Những điểm chính
- Đừng suy đoán ngôn ngữ làm việc của một nhóm dựa trên thành phố, lĩnh vực hay quốc tịch của đồng nghiệp. Hãy xác nhận ngôn ngữ dùng trong cuộc họp, hồ sơ và trao đổi khẩn cấp.
- Thống nhất thế nào là một quyết định, ai chịu trách nhiệm về quyết định đó và quyết định sẽ được ghi lại ở đâu.
- Mô tả trình độ ngôn ngữ theo từng kỹ năng và cấp độ. Khung tham chiếu ngôn ngữ chung châu Âu (CEFR) của Hội đồng châu Âu sử dụng các mô tả từ A1-C2 cho những hoạt động ngôn ngữ khác nhau.
- Lưu lại những việc điều phối cụ thể: các quyết định đã được ghi chép, các bên liên quan đã được tham vấn, các yêu cầu đã được làm rõ và các đợt bàn giao đã hoàn tất.
- Dùng lịch chung và chỉ định người thay thế trong các kỳ nghỉ lễ và thời gian nghỉ phép; lịch của từng địa phương và tổ chức có thể khác nhau.
- ESCO là hệ thống phân loại đa ngôn ngữ về kỹ năng, năng lực, trình độ chuyên môn và nghề nghiệp. Hệ thống này có thể giúp chọn thuật ngữ, nhưng không dự đoán kết quả tuyển dụng.
Vì sao sự rõ ràng quan trọng trong công việc xuyên biên giới
Một dự án có văn phòng hoặc đối tác tại Luxembourg, Brussels và Frankfurt có thể liên quan đến nhiều ngôn ngữ, thể chế và cách thức làm việc. Ngôn ngữ chung dùng trong một cuộc họp không nhất thiết là ngôn ngữ của hợp đồng, hồ sơ kỹ thuật hay tin nhắn gửi khách hàng. Yêu cầu cũng khác nhau tùy nhà tuyển dụng, vai trò và đối tượng tiếp nhận. Hãy làm rõ các yêu cầu đó ngay từ đầu dự án hoặc quy trình tuyển dụng.
Vấn đề giao tiếp có thể phát sinh do trách nhiệm không rõ ràng, hồ sơ thiếu thông tin, lịch trình không khớp hoặc các bên hiểu khác nhau về những gì đã được thống nhất. Đây là những rủi ro dự án có thể quản lý, không phải bằng chứng cho thấy một người hoặc một quốc tịch giao tiếp theo một cách nhất định. Nếu đã làm việc giữa nhiều văn phòng, hãy ghi lại những cách làm đã giúp nhóm của bạn và kết quả mà chúng mang lại.
Xác định ngôn ngữ theo từng công việc
Hãy lập một bảng ngắn về ngôn ngữ sử dụng cho từng công việc, thay vì coi một ngôn ngữ là mặc định cho cả nhóm. Ghi rõ ngôn ngữ dùng trong cuộc họp, khi liên hệ với khách hàng hoặc cơ quan quản lý, trong hợp đồng, tài liệu kỹ thuật, trao đổi phối hợp không chính thức và khi cần báo cáo lên cấp có thẩm quyền. Xác định nhu cầu biên dịch hoặc phiên dịch, cùng người chịu trách nhiệm sắp xếp.
Khi một nhóm sử dụng nhiều hơn một ngôn ngữ, hãy thống nhất cách để đồng nghiệp yêu cầu giải thích ngay khi cần. Dùng ngôn ngữ rõ ràng, giải thích từ viết tắt, chia sẻ trước tài liệu quan trọng và tóm tắt các quyết định chính. Khuyến khích mọi người báo khi có chỗ hiểu nhầm và nêu rõ cách sửa tài liệu chung.
Công việc tại Brussels có thể liên quan đến các thể chế EU, tổ chức khu vực hoặc nhà tuyển dụng tư nhân, mỗi nơi có quy định sử dụng ngôn ngữ khác nhau. Theo quy định, các thể chế EU có 24 ngôn ngữ chính thức và ngôn ngữ làm việc, còn cách sử dụng ngôn ngữ nội bộ có thể do từng thể chế quyết định. Điều đó không xác định ngôn ngữ làm việc của một văn phòng cụ thể ở Brussels. Bài viết riêng của chúng tôi về giao tiếp trong cuộc họp tại Bogotá cho thấy vì sao nên hỏi trực tiếp về những điều các bên mong đợi.
Mô tả chính xác trình độ ngôn ngữ
Khung tham chiếu ngôn ngữ chung châu Âu (CEFR) của Hội đồng châu Âu đưa ra sáu cấp độ tham chiếu chung, từ A1 đến C2, cùng các mô tả về khả năng thực hiện. Bảng tự đánh giá của khung này phân biệt kỹ năng nghe, đọc, tương tác bằng lời nói, diễn đạt bằng lời nói và viết. Một người có thể thành thạo một số kỹ năng hơn những kỹ năng khác. Vì vậy, khi cần, hãy nêu cả cấp độ lẫn kỹ năng, chẳng hạn “đọc B2, tương tác bằng lời nói B1”, kèm mô tả trung thực về bối cảnh bạn sử dụng ngôn ngữ đó.
Tự đánh giá không giống chứng chỉ do một tổ chức bên ngoài cấp. Nếu vị trí tuyển dụng, cơ quan cấp phép hoặc khách hàng yêu cầu bằng chứng, hãy kiểm tra họ chấp nhận chứng chỉ, bài thi, ngày thi và điểm số nào. Goethe-Institut tổ chức các kỳ thi tiếng Đức tương ứng với các cấp độ CEFR, nhưng nhà tuyển dụng hoặc cơ quan có thẩm quyền quyết định bằng chứng cần thiết. Để tìm hiểu quy ước viết thư xin việc bằng tiếng Đức trong một thành phố và lĩnh vực cụ thể, hãy xem hướng dẫn viết thư xin việc tại Frankfurt của chúng tôi.
Xây dựng thói quen điều phối có thể áp dụng thường xuyên
Ghi lại các quyết định
Sau cuộc họp có giao việc hoặc đưa ra lựa chọn, hãy ghi lại quyết định, người chịu trách nhiệm, hạn hoàn thành, vấn đề chưa được giải quyết và thời điểm rà soát tiếp theo. Nêu rõ ghi chú đó phản ánh quyết định cuối cùng hay một đề xuất vẫn đang chờ góp ý. Gửi ghi chú cho những người cần thực hiện và chỉ rõ cách họ có thể đề nghị sửa.
Bàn giao để người nhận có thể hành động
Một bản bàn giao hữu ích nêu rõ tình trạng hiện tại, việc cần làm tiếp theo, người chịu trách nhiệm, thời hạn, các việc phụ thuộc lẫn nhau và nơi lưu tài liệu gốc. Khi nhóm làm việc ở nhiều múi giờ hoặc bằng nhiều ngôn ngữ, hãy cung cấp bối cảnh thiết yếu thay vì dựa vào một cuộc trao đổi riêng hoặc cách viết tắt không được giải thích. Bố trí người thay thế khi công việc cần xử lý đúng thời hạn.
Lập kế hoạch theo thời gian có mặt
Đừng cho rằng ngày nghỉ lễ, kỳ nghỉ học hoặc thời gian nghỉ phép của từng người trùng nhau giữa các quốc gia hoặc tổ chức. Trước khi ấn định hạn chót, hãy kiểm tra lịch chính thức của quốc gia hoặc khu vực và đề nghị các thành viên dự án đánh dấu thời gian họ thực sự có thể làm việc. Tạo một bảng chung cho biết người ra quyết định, thời gian dự kiến vắng mặt, thời gian phản hồi được mong đợi và người liên hệ thay thế. Hướng dẫn của chúng tôi về cách ngăn lịch trình bị xê dịch khi làm việc từ xa trình bày những thói quen lập kế hoạch liên quan.
Kiểm tra mức độ hiểu
Hãy kiểm tra ngắn gọn để mọi người dễ sửa chỗ hiểu chưa đúng: đề nghị đồng nghiệp diễn đạt bước tiếp theo bằng lời của họ, mời họ chỉnh sửa bản tóm tắt hoặc hỏi phần nào cần được làm rõ. Đây là cách làm hữu ích cho cả nhóm, không phải bài kiểm tra năng lực ngôn ngữ của bất kỳ ai. Hãy dành đủ thời gian và cung cấp đủ bối cảnh để đồng nghiệp phản hồi.
Biến kinh nghiệm điều phối thành bằng chứng cụ thể
Trong CV hoặc buổi phỏng vấn, hãy thay những nhận định chung chung như “giao tiếp xuất sắc” bằng ví dụ. Mô tả một biên bản họp đã giúp nhóm làm việc ở nhiều địa điểm đưa ra quyết định, một bản bàn giao giúp mọi người nắm rõ hạn chót, hoặc một công việc bạn thực hiện bằng ngôn ngữ cụ thể cùng cấp độ thành thạo bạn đã sử dụng trong công việc đó. Đừng tiết lộ thông tin mật của khách hàng.
Hệ thống phân loại ESCO của Ủy ban châu Âu nhóm các kỹ năng, năng lực, trình độ chuyên môn và nghề nghiệp, đồng thời cung cấp thuật ngữ bằng nhiều ngôn ngữ. Hãy dùng hệ thống này để tham khảo cách diễn đạt kinh nghiệm, rồi điều chỉnh từ ngữ cho phù hợp với vị trí tuyển dụng. ESCO là một hệ thống phân loại, không bảo đảm rằng nhà tuyển dụng dùng cùng nhãn gọi hoặc một kỹ năng sẽ có nhu cầu tuyển dụng. Những vai trò như điều phối chương trình, hỗ trợ tuân thủ hoặc bản địa hóa có thể sử dụng các kỹ năng giao nhau, nhưng trách nhiệm và yêu cầu khác nhau tùy nhà tuyển dụng. Bài viết của chúng tôi về các vai trò dịch vụ dùng chung đa ngôn ngữ tại Warsaw đưa ra một ví dụ khác về sự khác biệt giữa các bản mô tả công việc.
Khi mô tả hồ sơ năng lực ngôn ngữ, hãy trình bày bằng chứng trung thực và cụ thể. Các công cụ Europass của Ủy ban châu Âu hỗ trợ trình bày kỹ năng và kinh nghiệm, còn EURES cung cấp thông tin về dịch chuyển lao động và thị trường lao động. Không công cụ nào thay thế hướng dẫn của tổ chức tuyển dụng hoặc cơ quan có thẩm quyền quốc gia. Xem thêm bài so sánh các lựa chọn nghề nghiệp cho người thành thạo hai ngôn ngữ và bài viết của chúng tôi về tuyển dụng giữa năm tại Antwerp.
Chủ động phòng tránh trước khi xảy ra hiểu lầm
- Khi khởi động dự án, thống nhất ngôn ngữ làm việc cho từng loại trao đổi và xác định nhu cầu biên dịch, phiên dịch.
- Với mỗi mảng công việc chính, liệt kê người ra quyết định, những người đóng góp ý kiến và quy trình báo cáo lên cấp có thẩm quyền.
- Dùng bảng thuật ngữ chung cho thuật ngữ chuyên ngành, từ viết tắt và các từ như “đã phê duyệt”, “cuối cùng” hoặc “sẵn sàng”.
- Gửi chương trình họp và tài liệu liên quan đủ sớm để mọi người xem trước.
- Công bố nhật ký quyết định và danh sách việc cần làm, rồi cập nhật khi kế hoạch thay đổi.
- Kiểm tra lịch địa phương, thời gian nghỉ phép thực tế và khả năng có người thay thế trước khi đặt các hạn chót quan trọng.
Những cách làm này giúp mọi người theo dõi công việc dễ hơn, nhưng không thể loại bỏ mọi bất đồng hoặc thay thế phiên dịch chuyên nghiệp khi độ chính xác là thiết yếu. Việc chuẩn bị cho giao tiếp liên văn hóa và phỏng vấn cũng có thể hữu ích; hướng dẫn của chúng tôi về phỏng vấn hội đồng có cấu trúc tại Seoul tập trung vào một bối cảnh nghề nghiệp khác.
Khi nào cần tìm đến chuyên gia
Hãy sử dụng dịch vụ đánh giá năng lực ngôn ngữ được công nhận khi nhà tuyển dụng hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Hãy sử dụng phiên dịch viên đủ năng lực hoặc biên dịch viên có chứng nhận cho tài liệu, thủ tục tố tụng hoặc đàm phán mà độ chính xác có thể dẫn đến hệ quả pháp lý; đừng mặc nhiên cho rằng một đồng nghiệp biết hai ngôn ngữ là người thay thế phù hợp. Hãy tìm tư vấn pháp lý, nhập cư hoặc thuế từ người có chuyên môn đối với các câu hỏi về quyền được làm việc, tình trạng việc làm xuyên biên giới hoặc nghĩa vụ thuế.
Yêu cầu về ngôn ngữ và công việc, lịch nghỉ lễ và quy trình của nhà tuyển dụng có thể thay đổi. Hãy kiểm tra thông tin tuyển dụng hiện hành và các nguồn chính thức của quốc gia hoặc EU trước khi đưa ra quyết định cho trường hợp của mình. Bài viết này cung cấp thông tin chung về nghề nghiệp và điều phối dự án, không phải tư vấn cá nhân về việc làm, pháp lý, nhập cư hoặc thuế.
