要點
- 不要根據團隊所在城市、產業或同事的國籍推斷工作語言。確認會議、紀錄和緊急溝通分別使用什麼語言。
- 事先約定什麼才算是決定、由誰負責，以及在哪裡記錄。
- 按語言技能和程度描述語言能力。歐洲委員會的歐洲語言共同參考架構（CEFR）用A1-C2級描述不同的語言活動。
- 保留協調工作的具體紀錄：已記錄的決定、已徵詢意見的相關方、已釐清的要求和已完成的工作交接。
- 使用共用行事曆，並為假期和休假指定代理人員；各地和各組織的行程有所不同。
- ESCO是涵蓋技能、能力、資格和職業的多語言分類系統。它有助於選用術語，但不能預測招募結果。
為什麼跨境工作需要清楚溝通
涉及盧森堡、布魯塞爾和法蘭克福的辦公室或合作夥伴的專案，可能跨越多種語言、機構和工作安排。一次會議使用的共同語言，不一定就是合約、技術紀錄或客戶訊息所用的語言。要求也因雇主、職位和溝通對象而異。應在專案或招募流程開始時明確這些要求。
職責不清、紀錄不完整、行程不相容，或對已達成的共識有不同理解，都可能引發溝通問題。這些是可以管理的專案風險，不能據此認定某個人或某個國籍的人有特定的溝通方式。如果你曾與不同辦公室合作，可以記下幫助團隊協作的做法及其成效。
按任務梳理語言使用情況
為工作製作一份簡短的語言使用清單，不要只列出一種語言作為團隊通用的預設語言。註明會議、客戶或監管機構聯繫、合約、技術文件、日常協調和問題升級分別使用什麼語言。確定是否需要筆譯或口譯，以及由誰負責安排。
團隊使用不只一種語言時，應約定同事如何及時提出疑問。使用淺白的表達，解釋縮寫，提前分享重要資料，並總結關鍵決定。邀請大家指出誤解，並明確如何修改共用文件中的錯誤。
在布魯塞爾開展的工作可能涉及歐盟機構、區域組織或民營雇主，各自的語言安排不同。根據歐盟機構的規定，其官方語言和工作語言共有24種，而各機構可以自行制定內部語言安排。這並不能確定布魯塞爾某個辦公室的工作語言。我們另有一篇介紹波哥大會議溝通的文章，說明為什麼直接確認各方的預期很有用。
準確描述語言能力
歐洲委員會的歐洲語言共同參考架構（CEFR）設有從A1到C2的六個通用參考級別，並附有「能做什麼」的能力描述。其自評表區分聽力、閱讀、口語互動、口語表達和寫作。一個人在不同活動中的能力可能有強有弱，因此在相關情況下，應同時註明級別和技能，例如「閱讀B2，口語互動B1」，並如實說明自己使用該語言的情境。
自我評估不同於外部機構頒發的證書。如果招募職位、執照核發機構或客戶要求提供證明，應確認其接受哪種證書或考試，以及對日期和成績的要求。歌德學院提供與CEFR級別對應的德語考試，但所需證明由雇主或主管機關決定。如需了解某一城市和產業的德語求職申請慣例，請參閱我們的法蘭克福求職信指南。
建立可重複使用的協調習慣
記錄決定
在分配工作或作出選擇的會議後，記錄決定、負責人、截止日期、未解決的問題和下次檢查的時間。說明記錄的是最終決定，還是仍可提出意見的提議。將記錄傳送給需要據此行動的人，並明確如何提出更正。
讓工作交接能夠落實
有用的交接應說明目前狀態、下一步行動、負責人、截止日期、依賴事項和來源檔案所在位置。如果團隊跨時區或跨語言工作，應寫入必要的背景資訊，不要依賴私下談話或未經解釋的縮寫。對於有時間要求的任務，應安排代理人員。
根據人員可用時間安排工作
不要假定不同國家或組織的國定假日、學校假期或個人休假時間一致。在確定截止日期前，核對官方的國家或地區行事曆，並請專案成員標註自己的實際可用時間。建立共用資訊，列明決策者、計畫中的缺席、回覆時間預期和代理聯絡人。我們的防止遠距工作行程偏移指南介紹了相關的規劃習慣。
確認理解是否一致
透過簡短的理解確認，讓糾正誤解變得容易：請同事用自己的話複述下一步，邀請他們修改書面總結，或詢問哪些部分需要釐清。這是一種有用的團隊做法，並非對任何人的語言能力進行測試。給同事留出足夠的時間，並提供充分的背景資訊，以便他們回覆。
將協調經驗轉化為可展示的成果
在履歷或面試中，用實例代替「溝通能力出色」等籠統表述。可以描述一份幫助分散各地的團隊作出決定的會議紀錄、一次讓截止日期保持清楚可見的工作交接，或你完成的一項特定語言任務及其涉及的語言能力級別。不要揭露客戶的機密資訊。
歐盟委員會的ESCO分類系統將技能、能力、資格和職業分類，並提供多語言術語。描述經歷時，可以將它作為選詞參考，再根據招募職位調整措辭。ESCO是一套分類系統，並不保證雇主使用相同的名稱，也不保證某項技能有市場需求。專案協調、法規遵循支援或在地化等職位可能涉及相互重疊的技能，但職責和要求因雇主而異。我們關於華沙多語言共享服務職位的文章，提供了職位描述如何變化的另一個例子。
描述語言能力時，應保持真實、具體。歐盟委員會的Europass工具提供展示技能和經驗的方式，EURES則提供就業流動和勞動市場資訊。兩者都不能代替招募機構或國家主管機關的要求。另請參閱我們對雙語專業人士職業選擇的比較，以及關於安特衛普年中招募的文章。
在誤解發生前做好預防
- 在專案啟動時，約定各類溝通使用的工作語言，並確定筆譯或口譯需求。
- 為每個主要工作領域列出決策負責人、參與者和問題升級途徑。
- 使用共用術語表，解釋專業術語、縮寫以及「已核准」「最終版」或「已就緒」等詞語。
- 提前傳閱議程和相關文件，留出足夠的審閱時間。
- 發布決策紀錄和行動清單，並在計畫變化時予以更正。
- 在設定關鍵截止日期前，核對當地行事曆、實際休假情況和代理人員安排。
這些慣例能讓工作更容易追蹤，但無法消除所有分歧；在準確性至關重要的情況下，也不能代替專業口譯。跨文化溝通和面試準備也可能有所幫助；我們的首爾結構化小組面試指南關注的是另一種職業情境。
何時尋求專業協助
如果雇主或主管機關要求語言能力評估，應接受經認可的評估。如果文件、程序或談判中的準確性會產生法律後果，應聘請合格的口譯員或認證筆譯員；不要假定一位雙語同事就能適當地代替他們。涉及工作許可、跨境就業身分或稅務的問題，應諮詢合格的法律、移民或稅務專業人士。
語言和職位要求、公共行事曆以及雇主的流程都可能變化。作出個人決定時，應核對最新的招募資訊以及相關國家或歐盟的官方資料。本文提供一般性的職業和專案協調資訊，並非針對個人的就業、法律、移民或稅務建議。