जकार्ता समूह की बैठक और बैठने की शिष्टाचार

मुख्य बातें

• जकार्ता के पारिवारिक समूह, जिन्हें अक्सर 'कॉन्ग्लोमरेट' कहा जाता है, आमतौर पर औपचारिक कॉर्पोरेट संरचना और संस्थापक परिवार के मजबूत प्रभाव का मिश्रण होते हैं, और बैठने का क्रम अक्सर पदानुक्रम का संकेत देता है।
• सबसे वरिष्ठ निर्णय लेने वाले व्यक्ति, जो अक्सर परिवार के प्रमुख होते हैं, आमतौर पर दरवाजे से सबसे दूर या एक लंबी मेज के सिरे पर बैठते हैं, और उनके सहयोगी रैंक के अनुसार व्यवस्थित होते हैं।
• 'बपक' और 'इबु' सम्मानसूचक शब्दों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है; नए जुड़ने वालों से अक्सर यह अपेक्षा की जाती है कि वे बैठने, बोलने या सामग्री वितरित करने से पहले आमंत्रण की प्रतीक्षा करें।
• बैठकें अक्सर लंबी शिष्टाचार वार्ता के साथ शुरू होती हैं और हो सकता है कि वे प्रकाशित एजेंडे का सख्ती से पालन न करें; आम सहमति के संकेत सूक्ष्म हो सकते हैं।
• रोजगार की शर्तों, कर निवास संबंधी प्रश्नों या कार्य प्राधिकरण मामलों के लिए, पाठकों को अपने अधिकार क्षेत्र में एक योग्य पेशेवर से परामर्श करने की सलाह दी जाती है।

क्यों एजेंडे से अधिक महत्वपूर्ण है बैठने का स्थान

जकार्ता के कई पारिवारिक समूहों में, बोर्डरूम अधिकार का एक शांत प्रसारण है। एक लंबी सागौन की मेज, ऊँची पीठ वाली कुर्सियों की एक पंक्ति, और कमरे की ओर थोड़ा मुड़ा हुआ एक अकेला आर्मचेयर मुद्रित एजेंडे की तुलना में अधिक जानकारी दे सकता है। उत्तरी यूरोप या उत्तरी अमेरिका जैसी कम पदानुक्रमित कॉर्पोरेट संस्कृतियों से आने वाले अंतरराष्ट्रीय कर्मचारी अक्सर बताते हैं कि उन्होंने इसे कम आंका था कि इंडोनेशियाई सहयोगी भौतिक स्थान, प्रवेश के क्रम, और चाय व पानी सेवा के दौरान छोटी कोरियोग्राफी को कितना महत्व देते हैं।

जकार्ता में परिवार के स्वामित्व वाले समूह आमतौर पर पेशेवर होल्डिंग संरचनाओं के रूप में काम करते हैं जहां गैर-पारिवारिक अधिकारी कंपनियां चलाते हैं, जबकि एक संस्थापक, संस्थापक का जीवनसाथी, या दूसरी पीढ़ी का प्रमुख प्रतीकात्मक और रणनीतिक अधिकार बनाए रखता है। वह दोहरी संरचना बैठकों में दिखाई देती है: एक स्लाइड डेक पॉलिश और वैश्विक हो सकता है, जबकि कमरा खुद उन लंबे समय से चली आ रही परंपराओं का पालन करता है कि कौन कहां बैठता है, कौन पहले बोलता है, और किससे विनम्र रहने की अपेक्षा की जाती है।

बैठने से पहले कमरे को पढ़ना

इंडोनेशियाई व्यावसायिक संस्कृति के पर्यवेक्षक आमतौर पर तीन त्वरित संकेतों पर ध्यान देते हैं जो बैठक शुरू होने से पहले वरिष्ठता का संकेत देते हैं:

• दरवाजे से दूरी। सबसे वरिष्ठ व्यक्ति आमतौर पर प्रवेश द्वार से सबसे दूर होता है, अक्सर उसका सामना प्रवेश द्वार की ओर होता है। दरवाजे के सबसे करीब की सीट आमतौर पर सबसे कनिष्ठ उपस्थित व्यक्ति या नोट लेने वाले के लिए होती है।
• केंद्र बनाम अंत। एक लंबी आयताकार मेज पर, परिवार के प्रमुख या सीईओ आमतौर पर सिरे के बजाय लंबी तरफ के केंद्र में बैठते हैं, और उनके सहयोगी रैंक के अनुसार बाहर की ओर बैठते हैं। छोटी मेज पर, सिरे वाली स्थिति अधिक सामान्य है।
• आगंतुक के साथ जोड़ी। जब किसी अंतरराष्ट्रीय अतिथि की मेजबानी की जाती है, तो वरिष्ठ स्थानीय अधिकारी को आमतौर पर सीधे विपरीत बैठाया जाता है, न कि बगल में, ताकि आंखों का संपर्क और अनुवाद का प्रवाह बना रहे।

नए जुड़ने वालों को आमतौर पर उनके ऑनबोर्डिंग संपर्क द्वारा सलाह दी जाती है कि वे कमरे में प्रवेश करें, सबसे वरिष्ठ व्यक्ति का पहले अभिवादन करें, और फिर सीट चुनने के बजाय निर्देशित होने की प्रतीक्षा करें। मेजबान के इशारा करने से पहले कुर्सी की ओर हाथ बढ़ाना अपमानजनक लग सकता है, विशेष रूप से पुराने पारिवारिक समूहों में जहां दूसरी और तीसरी पीढ़ी अभी भी संस्थापक की प्राथमिकताओं का पालन करती है।

बपक और इबु परंपरा

पुरुषों के लिए 'बपक' (अक्सर पाक संक्षिप्त) और महिलाओं के लिए 'इबु' (बु) सम्मानसूचक शब्दों का उपयोग इंडोनेशियाई व्यावसायिक परिवेश में व्यापक रूप से किया जाता है, जिसमें जकार्ता के सुदीरमन, कुनिंगन और एससीबीडी जिलों में स्थित समूह मुख्यालय शामिल हैं। क्रॉस-कल्चरल ऑनबोर्डिंग पर रिपोर्टिंग बताती है कि जो अंतरराष्ट्रीय कर्मचारी पहले दिन से ही पहले नाम का उपयोग करते हैं, उन्हें कभी-कभी बहुत अधिक अनौपचारिक माना जाता है, भले ही स्थानीय सहयोगी इसके बारे में विनम्र हों। एक सामान्य तरीका यह है कि जब तक सम्मानसूचक शब्द छोड़ने के लिए आमंत्रित न किया जाए, तब तक बपक या इबु के साथ पहला नाम जोड़ा जाए, उदाहरण के लिए बपक एंडी या इबु माया।

बैठक का क्रम: शिष्टाचार, सार, सहमति

अंतरराष्ट्रीय कर्मचारी अक्सर जकार्ता की बैठकों को तीन ढीले चरणों वाला बताते हैं। उद्घाटन पांच से बीस मिनट तक चल सकता है और इसमें आमतौर पर यातायात, परिवार, भोजन और हाल की यात्रा शामिल होती है। एजेंडे को आगे बढ़ाने के लिए इसे छोटा करना आमतौर पर अचानक और असभ्य माना जाता है। महत्वपूर्ण मध्य चरण वह है जहां स्लाइड से चर्चा की जाती है, जो आमतौर पर परिवार के प्रमुख के बजाय एक वरिष्ठ प्रबंधक द्वारा की जाती है, जो सुन सकते हैं और चुनिंदा रूप से हस्तक्षेप कर सकते हैं। समापन चरण में अक्सर रिकॉर्ड किए गए वोट के बजाय एक नरम सहमति जांच शामिल होती है।

चूंकि सहमति, या 'मुस्यावरह', इंडोनेशिया में एक सांस्कृतिक रूप से महत्वपूर्ण अवधारणा है, इसलिए पारिवारिक समूहों में निर्णय अक्सर स्पष्ट हां या ना के बयानों के बजाय संकेतों, नरम वाक्यांशों और प्रमुख की शारीरिक भाषा के माध्यम से किए जाते हैं। विदेशी मुख्यालयों को रिपोर्ट करने वाले नए कर्मचारी अक्सर इसे उन द्विआधारी अपडेट में अनुवाद करने के लिए संघर्ष करते हैं जो उनके वैश्विक प्रबंधक उम्मीद करते हैं। एक व्यावहारिक तरीका परिणामों को दिशात्मक संरेखण के रूप में वर्णित करना है, जिसमें अंतिम माने जाने से पहले द्विपक्षीय बातचीत की अपेक्षा की जाती है।

जब संस्थापक देर से आते हैं

एक पारिवारिक प्रमुख का बैठक शुरू होने के बाद पहुंचना असामान्य नहीं है, विशेष रूप से उन समूहों में जहां एक ही छत के नीचे कई ऑपरेटिंग कंपनियां हों। जकार्ता के कई बोर्डरूम में मानक अभ्यास यह है कि हर कोई संक्षेप में खड़ा हो जाए, चर्चा रोक दे, और प्रमुख को बैठने और फिर से शुरू करने से पहले एक या दो वाक्यों में संक्षिप्त जानकारी देने की अनुमति दे। प्रवेश को स्वीकार किए बिना प्रस्तुति जारी रखना आमतौर पर गलत माना जाता है। अन्य एशियाई पदानुक्रमित संस्कृतियों में भी समान गतिशीलता दिखाई देती है, जैसा कि कोरियाई चेबोल कार्यस्थलों में पदानुक्रम और निर्णय और वैश्विक अधिकारियों के लिए टोक्यो बोर्डरूम बैठने की शिष्टाचार पर हमारी रिपोर्टिंग में चर्चा की गई है।

बिजनेस कार्ड, दस्तावेज और दो-हाथ का नियम

हालांकि जकार्ता में डिजिटल विनिमय तेजी से आम हो रहा है, पारिवारिक समूहों में कागजी बिजनेस कार्ड अभी भी व्यापक रूप से उपयोग किए जाते हैं, विशेष रूप से पहली बार परिचय के लिए। कार्ड आमतौर पर दोनों हाथों से दिए और प्राप्त किए जाते हैं, या बाएं हाथ से समर्थित दाहिने हाथ से, जिसमें पाठ प्राप्तकर्ता की ओर होता है। कार्ड आमतौर पर तुरंत जेब में नहीं रखे जाते हैं; सीट के सामने मेज पर कार्ड रखना, बैठने के क्रम से मेल खाने के लिए उन्मुख, एक सामान्य अभ्यास है जो नामों और शीर्षकों के लिए स्मृति सहायता के रूप में भी काम करता है।

मुद्रित दस्तावेज आमतौर पर वरिष्ठता के क्रम में वितरित किए जाते हैं, सबसे वरिष्ठ व्यक्ति से शुरू होकर बाहर की ओर बढ़ते हैं। प्रमुख को मेज के पार डेक स्लाइड करना, बजाय इसके कि उसे चारों ओर ले जाया जाए, एक पारंपरिक सेटिंग में जल्दबाजी महसूस हो सकता है। फुर्तीले या स्टार्टअप वातावरण से आए अंतरराष्ट्रीय कर्मचारी कभी-कभी इस धीमी गति को निराशाजनक पाते हैं, हालांकि कई एक या दो तिमाही में अनुकूलन करने की रिपोर्ट करते हैं।

को-वर्किंग, हाइब्रिड वर्क और मुख्यालय का दौरा

जकार्ता में एससीबीडी, कुनिंगन और मेंटेंग जैसे जिलों में एक विकसित को-वर्किंग बुनियादी ढांचा है, जहां अंतरराष्ट्रीय और स्थानीय ऑपरेटर बैठक कक्ष, फाइबर कनेक्टिविटी और हॉट डेस्क प्रदान करते हैं। मध्य जकार्ता में प्रीमियम को-वर्किंग स्पेस के लिए रिपोर्ट किए गए कनेक्टिविटी बेंचमार्क में आमतौर पर सैकड़ों मेगाबिट प्रति सेकंड की रेंज में फाइबर ब्रॉडबैंड शामिल है, जिसमें बैकअप कनेक्शन सामान्य हैं। जकार्ता स्थित समूह का समर्थन करने वाले दूरस्थ श्रमिकों के लिए, उत्पादकता दिन के कम से कम एक हिस्से के लिए डब्ल्यूआईबी समय क्षेत्र (यूटीसी+7) के साथ संरेखित करने पर टिकी होती है, विशेष रूप से वरिष्ठ हितधारकों के साथ सिंक्रोनस बैठकों के लिए जो अक्सर सुबह या दोपहर के शुरुआती स्लॉट पसंद करते हैं।

पारिवारिक समूहों में हाइब्रिड भूमिकाओं में भी अक्सर समय-समय पर व्यक्तिगत रूप से मुख्यालय का दौरा शामिल होता है, जहां बैठने के नियम सबसे ज्यादा मायने रखते हैं। दूरस्थ-प्रथम अंतरराष्ट्रीय कर्मचारियों को इस तरह के दौरे से पहले आमतौर पर एक कार्यकारी सहायक या एचआर बिजनेस पार्टनर द्वारा बैठने की योजना, अपेक्षित ड्रेस कोड (पुराने समूहों में आमतौर पर बिजनेस फॉर्मल, नई पीढ़ी की ऑपरेटिंग कंपनियों में स्मार्ट बिजनेस), और किन पारिवारिक सदस्यों के भाग लेने की संभावना है, इस बारे में जानकारी दी जाती है। इस ब्रीफिंग को वैकल्पिक पॉलिश के बजाय आवश्यक तैयारी के रूप में मानने से लाभ मिलता है।

जीवन यापन की लागत और जीवन की गुणवत्ता पर ध्यान

स्थानांतरण पर विचार करने वाले अंतरराष्ट्रीय कर्मचारियों के लिए, जकार्ता को आमतौर पर सिंगापुर या हांगकांग की तुलना में अधिक किफायती बताया जाता है, लेकिन पड़ोस के अनुसार इसमें महत्वपूर्ण भिन्नता है। कुनिंगन या एससीबीडी में प्रवासी-उन्मुख सर्विस्ड अपार्टमेंट की लागत दूरदराज के स्थानीय आवास की तुलना में अधिक होती है। यातायात और आवागमन का समय दूरस्थ-कार्य चर्चाओं में एक आवर्ती विषय है; कई पेशेवर पीक अवधियों के दौरान एक से दो घंटे की यात्रा के लिए कैलेंडर को समायोजित करने की रिपोर्ट करते हैं, जो बदले में बैठक के समय को कैसे बातचीत की जाती है, इसे प्रभावित करता है।

इंडोनेशियाई समूहों के साथ फ्रीलांस और अनुबंध कार्य

जकार्ता समूहों के साथ जुड़ने वाले अंतरराष्ट्रीय फ्रीलांसर और सलाहकार अक्सर होल्डिंग इकाई के बजाय ऑपरेटिंग कंपनियों में से एक के साथ सेवा अनुबंध के माध्यम से काम करते हैं। इस खंड में दर-निर्धारण आमतौर पर दक्षिण पूर्व एशिया में समान विशेषज्ञताओं के लिए क्षेत्रीय बेंचमार्क को दर्शाता है, जिसमें डेटा इंजीनियरिंग, ईएसजी रिपोर्टिंग और डिजिटल परिवर्तन जैसे कौशल की कमी के लिए समायोजन होता है। जैसा कि एशिया से ऑस्ट्रेलिया फ्रीलांसरों में स्कोप क्रीप और बर्नआउट पर हमारी रिपोर्टिंग में चर्चा की गई है, लिखित स्कोप दस्तावेज और मील का पत्थर-आधारित चालान विभिन्न संस्कृतियों और अलग-अलग वृद्धि शैलियों के साथ काम करते समय घर्षण को कम करते हैं।

अनुबंध संरचना, रोक लगाने के दायित्वों, या क्या कोई जुड़ाव किसी विदेशी नियोक्ता के लिए स्थायी स्थापना जोखिम पैदा करता है, इस बारे में प्रश्नों के लिए, पाठकों को संबंधित अधिकार क्षेत्र में लाइसेंस प्राप्त कर या कानूनी पेशेवर से परामर्श करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। ओईसीडी मॉडल संधि के टाई-ब्रेकर प्रावधान, कई द्विपक्षीय संधियों में उपयोग की जाने वाली 183-दिवसीय सीमा, और नियोक्ता रिकॉर्ड व्यवस्था जैसी सामान्य अवधारणाएं अंतरराष्ट्रीय कर साहित्य में व्यापक रूप से चर्चा की जाती हैं, लेकिन जकार्ता समूह में एक विशिष्ट भूमिका के लिए उनका अनुप्रयोग तथ्य-विशिष्ट है।

अंतरराष्ट्रीय कर्मचारियों द्वारा रिपोर्ट की गई सामान्य चुनौतियां

• चुप्पी को गलत समझना। एक वरिष्ठ परिवार के सदस्य की चुप्पी जरूरी नहीं कि असहमति हो; यह संकेत दे सकता है कि विषय को बाद की एक-पर-एक बातचीत के लिए आत्मसात किया जा रहा है।
• ईमेल पर अत्यधिक निर्भरता। पारिवारिक समूहों में निर्णय अक्सर कमरे में या भोजन पर किए जाते हैं, ईमेल का उपयोग बातचीत के बजाय पुष्टि के लिए किया जाता है।
• सपाट निर्णय अधिकारों को मानना। भले ही जहां संगठनात्मक चार्ट प्राधिकरण के साथ एक गैर-पारिवारिक सीईओ दिखाता है, परिवार के प्रमुख रणनीतिक वस्तुओं पर अनौपचारिक वीटो शक्ति बनाए रख सकते हैं।
• ऑपरेटिंग कंपनियों में संबंधों को कम आंकना। एक सहायक कंपनी में एक सहकर्मी पारिवारिक संबंधों, सलाहकार भूमिकाओं, या साझा बोर्ड सीटों के माध्यम से दूसरे में महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकता है।
• वैश्विक टाउन हॉल की तरह प्रस्तुतियों की गति। वरिष्ठ व्यक्ति के टिप्पणी करने के लिए बिना रुके लंबे एकालाप स्थानीय बैठक की लय से बाहर महसूस हो सकते हैं।

पहले नब्बे दिनों के लिए उत्पादकता रणनीतियां

अंतरराष्ट्रीय कर्मचारी आमतौर पर रिपोर्ट करते हैं कि पहले तीन महीने तब आसान होते हैं जब वे पदानुक्रम मानचित्रण को स्वयं एक डिलिवरेबल के रूप में मानते हैं। ऑनबोर्डिंग योजनाओं में देखे गए व्यावहारिक पैटर्न में कम से कम तीन अलग-अलग ऑपरेटिंग कंपनियों में एक स्थानीय प्रबंधक का अनुसरण करना, कौन किसे रिपोर्ट करता है और कौन से परिवार के सदस्य सक्रिय हैं, इसका एक सरल चार्ट बनाना, और बैठक की पोशाक, धार्मिक छुट्टियों के दौरान उपहार देने, और ऑफ-साइट कार्यक्रमों में बैठने के बारे में अनलिखित मानदंडों के लिए एक कार्यकारी सहायक से पूछना शामिल है। इसी तरह का ऑनबोर्डिंग तर्क अन्य संबंध-संचालित बाजारों में भी लागू होता है, जैसा कि इस्तांबुल होल्डिंग्स में परामर्श से उद्योग रणनीति और बेंगलुरु Q2 भर्ती और बहु-पीढ़ीगत टीम शिष्टाचार पर हमारे लेखों में शामिल किया गया है।

वैश्विक टीमों के लिए समय क्षेत्र प्रबंधन

जकार्ता को छूने वाली भूमिकाओं के लिए, डब्ल्यूआईबी यूटीसी से सात घंटे आगे है, सिडनी से डेलाइट सेविंग के आधार पर तीन से चार घंटे पीछे है, और व्यापक रूप से बैंकॉक और हनोई के साथ संरेखित है। जकार्ता और पश्चिमी यूरोप के बीच हैंडऑफ प्रबंधित करने वाली टीमें अक्सर रिपोर्ट करती हैं कि देर दोपहर का जकार्ता स्लॉट फ्रैंकफर्ट या लंदन में सुबह जल्दी के साथ अच्छी तरह से मेल खाता है, जबकि उत्तरी अमेरिकी सहयोग के लिए आमतौर पर अतुल्यकालिक प्रलेखन की आवश्यकता होती है। जहां दूरस्थ कर्मचारी क्षेत्रों के बीच यात्रा करते हैं, इंडोनेशिया में उपस्थिति के दिनों को ट्रैक करना आमतौर पर अनुपालन कारणों से महत्वपूर्ण है, और विशिष्ट सीमाओं की पुष्टि एक लाइसेंस प्राप्त सलाहकार के साथ करना सबसे अच्छा है।

किसी योग्य पेशेवर को कब लाएं

अंतरराष्ट्रीय कर्मचारियों द्वारा पेशेवर इनपुट की आवश्यकता के रूप में आमतौर पर उद्धृत की जाने वाली कई स्थितियों में परिवार होल्डिंग से जुड़े इक्विटी या दीर्घकालिक प्रोत्साहन योजनाओं पर बातचीत करना, सीमा पार परामर्श जुड़ाव को संरचित करना, स्पष्ट करना कि क्या जकार्ता से दूरस्थ काम घर या मेजबान देश में कर निवास संबंधी प्रश्न पैदा करता है, और कई ऑपरेटिंग कंपनियों को छूने वाले गैर-प्रतिस्पर्धा या गोपनीयता खंडों की समीक्षा करना शामिल है। कोपेनहेगन में एकल तकनीकी पेशेवर के लिए स्थानांतरण लागत और सिंगापुर बैंकिंग में वेतन निर्धारण और काउंटर ऑफर सहित हमारी कवरेज में कहीं और स्थानांतरण वित्त पर रिपोर्टिंग, यह दर्शाती है कि ये बातचीत स्थानीय संदर्भ के प्रति कितनी संवेदनशील हैं।

सम्मान और जिज्ञासा पर एक अंतिम नोट

जकार्ता पारिवारिक समूहों के अंदर फलने-फूलने वाले अंतरराष्ट्रीय कर्मचारियों में दो लक्षण साझा होते हैं: कार्य करने से पहले निरीक्षण करने की इच्छा, और व्यवसाय के पीछे पारिवारिक कहानी के बारे में वास्तविक जिज्ञासा। संस्थापक के प्रकाशित साक्षात्कार पढ़ना, ऑपरेटिंग कंपनियों के नाम सीखना, और समूह के इतिहास के बारे में विचारशील प्रश्न पूछना आमतौर पर किसी भी एक शिष्टाचार चेकलिस्ट की तुलना में अधिक उपयोगी बताया जाता है। उस अर्थ में, बैठने के नियम याद रखने के लिए नियमों का एक सेट कम और इस बात का दैनिक अनुस्मारक अधिक हैं कि जकार्ता के कई बोर्डरूम में, संबंध ही रणनीति हैं।