Phỏng vấn tại các doanh nghiệp Nhật Bản có những quy tắc cụ thể về tư thế ngồi và ngôn ngữ cơ thể. Hướng dẫn này tổng hợp các chuẩn mực quan trọng, từ vị trí ngồi đến dáng vẻ và cách cúi chào mà các chuyên gia thường tuân thủ.
Ngôn ngữ cơ thể trong môi trường doanh nghiệp Nhật Bản thường được các nhà nghiên cứu kinh doanh đa văn hóa mô tả là một hệ thống giao tiếp ngữ cảnh cao. Khác với môi trường phỏng vấn ở nhiều quốc gia phương Tây, nơi sự tự tin thoải mái có thể được nhìn nhận tích cực, các cuộc phỏng vấn tại doanh nghiệp Nhật Bản đã đặt trọng tâm đáng kể vào sự trang trọng, kiềm chế và nhận thức về không gian. Đối với các ứng viên quốc tế, việc hiểu các quy tắc này có thể là một phần hữu ích trong quá trình chuẩn bị phỏng vấn.
Theo hướng dẫn được công bố bởi Tổ chức Xúc tiến Mậu dịch Nhật Bản (JETRO) và các quan sát chung từ các nhà tư vấn kinh doanh đa văn hóa, các tín hiệu phi ngôn ngữ trong một buổi phỏng vấn tại Nhật thường truyền đạt sự tôn trọng, sự chú ý và hiểu biết về các mối quan hệ thứ bậc. Mặc dù từng công ty có sự khác biệt, các quy tắc được mô tả dưới đây phản ánh các chuẩn mực được báo cáo rộng rãi trong các tài liệu về phép xã giao kinh doanh tại Nhật Bản.
Những khoảnh khắc trước khi ngồi xuống, theo nhiều ghi nhận, là một trong những phần được quan sát cẩn thận nhất của một buổi phỏng vấn tại doanh nghiệp Nhật Bản. Ứng viên thường được mong đợi thực hiện theo trình tự báo hiệu sự nhận thức về tính trang trọng và tôn trọng không gian của người phỏng vấn.
Các nguồn tài liệu về phép xã giao kinh doanh tập trung vào Nhật Bản thường mô tả kiểu gõ cửa ba tiếng trên cửa phòng phỏng vấn, sau đó chờ đợi một chút trước khi vào. Gõ hai tiếng đôi khi liên quan đến việc kiểm tra xem phòng vệ sinh có người hay không, vì vậy gõ ba tiếng thường được xem là tiêu chuẩn chuyên nghiệp. Sau khi nghe lời mời vào, ứng viên thường mở cửa, bước vào và đóng cửa lại trong khi vẫn hướng mặt về phía cửa thay vì quay lưng lại với căn phòng.
Sau khi đóng cửa, ứng viên trong nhiều môi trường doanh nghiệp Nhật Bản được mong đợi quay về phía người phỏng vấn và thực hiện một cái cúi chào đứng. Độ sâu của cái cúi chào này thường rơi vào loại được gọi là keirei, tức là cúi khoảng 30 độ tại eo. Đây được coi là cái cúi chào tiêu chuẩn cho các lời chào hỏi trong kinh doanh. Một cái cúi chào sâu hơn 45 độ, được gọi là saikeirei, thường dành cho việc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc hoặc lời xin lỗi và thường được coi là thái quá đối với lời chào phỏng vấn.
Trong khi cúi chào, tay thường được đặt ở hai bên đối với nam giới, hoặc đan chéo trước cơ thể đối với nữ giới, theo nhiều hướng dẫn về phép xã giao trong kinh doanh tại Nhật. Ánh mắt thường di chuyển xuống dưới một cách tự nhiên khi cơ thể cúi về phía trước.
Một trong những khía cạnh đặc biệt nhất của phép xã giao trong phỏng vấn tại doanh nghiệp Nhật Bản là khái niệm định vị chỗ ngồi dựa trên thứ bậc. Hệ thống này, bắt nguồn từ nhận thức không gian truyền thống của Nhật Bản, chia một căn phòng thành kamiza (ghế trên, hoặc ghế danh dự) và shimoza (ghế dưới).
Trong một phòng phỏng vấn tiêu chuẩn, kamiza thường là ghế hoặc vị trí xa cửa nhất. Ghế này thường dành cho người có cấp bậc cao nhất hiện diện, trong bối cảnh phỏng vấn thì đó thường là người phỏng vấn chính hoặc giám đốc điều hành công ty. Shimoza, ghế gần cửa nhất, là nơi ứng viên thường được mong đợi ngồi.
Các ứng viên quốc tế quen với việc chọn bất kỳ ghế trống nào có thể thấy quy tắc này không quen thuộc. Đi đến ghế gần cửa nhất và đứng bên cạnh nó, thay vì ngồi xuống ngay lập tức, là kỳ vọng được báo cáo rộng rãi. Một số phòng phỏng vấn có thể có một chiếc ghế được đặt dành riêng cho ứng viên, điều này giúp đơn giản hóa việc quyết định, nhưng trong các phòng có nhiều lựa chọn chỗ ngồi, việc chọn vị trí shimoza báo hiệu sự nhận thức về văn hóa.
Một điểm được nhấn mạnh trong hầu hết tất cả các tài liệu về phép xã giao kinh doanh Nhật Bản là ứng viên thường không ngồi xuống cho đến khi được mời. Sau cái cúi chào ban đầu và giới thiệu bản thân, người phỏng vấn thường ra hiệu hoặc mời ứng viên ngồi xuống bằng lời nói. Cụm từ thông dụng là Okake kudasai (xin mời ngồi). Chỉ sau lời mời này, ứng viên mới ngồi xuống.
Quy tắc chờ đợi này có thể gây cảm giác lúng túng cho các ứng viên từ những nền văn hóa coi việc ngồi xuống nhanh chóng là bình thường, nhưng nó được đánh giá rộng rãi là một dấu hiệu cơ bản của sự tôn trọng trong môi trường doanh nghiệp Nhật Bản. Các chuyên gia chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn trên các bối cảnh văn hóa khác nhau, chẳng hạn như những bối cảnh được thảo luận trong cẩm nang văn hóa cho phỏng vấn hành vi tại Toronto, thường lưu ý rằng những khác biệt nhỏ về thời gian như thế này có thể mang ý nghĩa rất lớn.
Khi đã ngồi, tư thế của ứng viên trong suốt buổi phỏng vấn thường được mong đợi truyền đạt sự chú ý và điềm tĩnh. Các bối cảnh phỏng vấn tại doanh nghiệp Nhật Bản có xu hướng ưa chuộng sự thể hiện thể chất được kiểm soát và thẳng thắn hơn so với những gì nhiều ứng viên quốc tế có thể quen thuộc.
Hầu hết các hướng dẫn về phép xã giao kinh doanh Nhật Bản khuyên nên ngồi với lưng thẳng và không tựa vào lưng ghế. Ứng viên thường ngồi ở nửa trước đến hai phần ba của ghế, duy trì cột sống thẳng mà không có vẻ cứng nhắc. Tư thế ngồi về phía trước này thường được mô tả là truyền đạt sự nhiệt tình và tôn trọng, trong khi việc tựa lưng ra sau có thể bị hiểu là quá thoải mái hoặc không quan tâm.
Vị trí đặt tay là một lĩnh vực khác mà các quy tắc phỏng vấn tại Nhật có xu hướng cụ thể. Đối với nam giới, tay thường được đặt trên đùi với các ngón tay khép lại, lòng bàn tay úp xuống. Đối với nữ giới, nhiều nguồn tài liệu về phép xã giao mô tả bàn tay đan chéo đặt trên đùi. Cánh tay thường được giữ gần cơ thể thay vì đặt trên tay vịn, ngay cả khi ghế có bộ phận này.
Việc dùng cử chỉ khi nói thường ít phổ biến trong giao tiếp tại doanh nghiệp Nhật Bản hơn so với nhiều nền văn hóa kinh doanh phương Tây. Mặc dù các cử chỉ tay tự nhiên, có chừng mực trong khi trò chuyện không được coi là vấn đề, nhưng các cử chỉ rộng hoặc thường xuyên có thể bị coi là gây mất tập trung hoặc thiếu sự điềm tĩnh.
Chân thường được giữ khép lại hoặc bàn chân đặt phẳng trên sàn. Việc vắt chéo chân tại đầu gối được xem là không phù hợp trong các bối cảnh phỏng vấn tại Nhật, vì nó có thể bị coi là quá thoải mái hoặc thậm chí thiếu tôn trọng. Việc bắt chéo mắt cá chân đôi khi được mô tả là chấp nhận được hơn, mặc dù giữ cả hai bàn chân phẳng trên sàn là vị trí được khuyên dùng phổ biến nhất.
Các chuẩn mực về giao tiếp bằng mắt trong bối cảnh kinh doanh tại Nhật khác với các quốc gia phương Tây, nơi giao tiếp bằng mắt liên tục thường gắn liền với sự tự tin và trung thực. Trong các cuộc phỏng vấn tại doanh nghiệp Nhật Bản, giao tiếp bằng mắt thường được duy trì không liên tục thay vì liên tục. Nhìn vào khuôn mặt của người phỏng vấn, đặc biệt là khu vực quanh mũi hoặc hình tam giác tạo bởi mắt và miệng, là một kỹ thuật được trích dẫn phổ biến để xuất hiện sự tương tác mà không tạo ra cường độ của việc giao tiếp bằng mắt trực tiếp, kéo dài.
Nhìn chằm chằm thường bị coi là hung hăng hoặc đối đầu. Tuy nhiên, việc tránh giao tiếp bằng mắt hoàn toàn có thể bị hiểu là sự lảng tránh hoặc thiếu tự tin. Tìm một điểm cân bằng, với việc giao tiếp bằng mắt tự nhiên, định kỳ, là cách tiếp cận thường được các cố vấn văn hóa kinh doanh Nhật Bản khuyên dùng nhất.
Văn hóa phỏng vấn Nhật Bản thường ưu tiên biểu cảm khuôn mặt điềm tĩnh, chú ý. Một nụ cười nhẹ, tự nhiên trong khi chào hỏi và các khoảnh khắc thích hợp trong cuộc trò chuyện được coi là tích cực, nhưng việc cười quá mức hoặc các biểu cảm quá hoạt bát có thể bị coi là thiếu nghiêm túc. Gật đầu nhẹ trong khi người phỏng vấn nói là một thực tế phổ biến ở Nhật và thường được hiểu là dấu hiệu của việc lắng nghe tích cực, đôi khi đi kèm với các từ khẳng định bằng lời nói như hai (vâng) hoặc naruhodo (tôi hiểu rồi).
Có những khoảnh khắc trong một buổi phỏng vấn tại Nhật khi một cái cúi chào khi đang ngồi có thể phù hợp. Khi cuộc phỏng vấn kết thúc, ứng viên có thể thực hiện một cái cúi chào khi đang ngồi trước khi đứng dậy để thực hiện cúi chào đứng cuối cùng. Cái cúi chào khi đang ngồi, đôi khi được gọi là zarei trong các bối cảnh trang trọng, thường liên quan đến một cái cúi người về phía trước khoảng 15 đến 30 độ từ tư thế ngồi thẳng, với đôi tay di chuyển từ đùi trên xuống phía trước.
Một số định dạng phỏng vấn, đặc biệt là phỏng vấn hội đồng với nhiều người phỏng vấn tham gia vào các thời điểm khác nhau, có thể liên quan đến các khoảnh khắc cúi chào bổ sung. Việc quan sát và bắt chước mức độ trang trọng của người phỏng vấn thường được coi là một cách tiếp cận thực tế khi không chắc chắn về độ sâu hoặc tần suất cúi chào được mong đợi.
Mặc dù không phải lúc nào cũng là một phần của mọi cuộc phỏng vấn, việc trao đổi danh thiếp (meishi) có thể xảy ra, đặc biệt là trong các quy trình tuyển dụng cấp cao hoặc cấp trung. Ngôn ngữ cơ thể liên quan đến sự trao đổi này rất cụ thể trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản.
Danh thiếp thường được trình bày và nhận bằng cả hai tay. Khi nhận danh thiếp, việc nhìn vào nó một cách cẩn thận trong một khoảnh khắc được coi là tôn trọng, thay vì ngay lập tức bỏ vào túi hoặc túi xách. Trong một buổi phỏng vấn, danh thiếp nhận được thường được đặt trên bàn trước mặt ứng viên trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp. Các quy tắc này được ghi chép kỹ lưỡng bởi các tổ chức bao gồm JETRO và nhóm Tư vấn Liên văn hóa Nhật Bản.
Mặc dù ngày càng trở nên không phổ biến trong tuyển dụng doanh nghiệp hiện đại, một số công ty Nhật Bản truyền thống hoặc các cuộc phỏng vấn được tổ chức trong các bối cảnh truyền thống có thể diễn ra trong các căn phòng trải chiếu tatami. Trong các thiết lập này, tư thế ngồi trang trọng là seiza, quỳ với chân gấp dưới cơ thể, lưng thẳng và tay đặt trên đùi.
Seiza có thể gây khó chịu về thể chất đối với những người không quen với nó, và người phỏng vấn thường nhận thức được điều này đối với các ứng viên quốc tế. Trong một số trường hợp, người phỏng vấn có thể cho phép ngồi ở tư thế thoải mái hơn, chẳng hạn như khoanh chân (agura) đối với nam giới. Tuy nhiên, việc chuyển sang một tư thế thoải mái hơn mà không được mời làm như vậy thường không được khuyến khích bởi các nguồn tài liệu về phép xã giao.
Cần lưu ý rằng các kỳ vọng về ngôn ngữ cơ thể có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào loại công ty. Các công ty con tại Nhật Bản của các tập đoàn đa quốc gia, các công ty do nước ngoài sở hữu hoạt động tại Nhật và các công ty khởi nghiệp ở các thành phố như Tokyo và Osaka có thể tuân thủ các quy tắc thoải mái hơn. Một số công ty chủ động báo hiệu một văn hóa phỏng vấn thoải mái, trong trường hợp đó, ngôn ngữ cơ thể quá trang trọng có thể cảm thấy lạc lõng với môi trường.
Tuy nhiên, khi phỏng vấn tại các tập đoàn Nhật Bản truyền thống, các doanh nghiệp quy mô vừa hoặc các công ty trong các lĩnh vực bảo thủ như ngân hàng, sản xuất hoặc đấu thầu chính phủ, các quy tắc trang trọng được mô tả ở trên thường có khả năng áp dụng cao hơn. Khi không chắc chắn, việc nghiêng về sự trang trọng là cách tiếp cận thường được các cố vấn nghề nghiệp và tư vấn liên văn hóa Nhật Bản khuyên dùng nhất.
Các ứng viên chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn tại các doanh nghiệp Nhật Bản thường được hưởng lợi từ việc thực hành trình tự thể chất: bước vào phòng, đứng cạnh ghế chính xác, cúi chào, chờ đợi, ngồi với tư thế đúng và quản lý vị trí đặt tay. Việc ghi lại một buổi thực hành trên video là một kỹ thuật mà nhiều công ty tư vấn liên văn hóa đề xuất để xác định các thói quen có thể cảm thấy tự nhiên nhưng lại xung đột với kỳ vọng của Nhật Bản.
Việc xem xét văn hóa cụ thể của công ty thông qua trang web của họ, lời chứng thực của nhân viên và các nền tảng như phần Nhật Bản của Glassdoor cũng có thể giúp ứng viên đánh giá liệu một nhà tuyển dụng cụ thể có thiên về truyền thống hay hiện đại trong phong cách phỏng vấn của họ hay không.
Đối với các ứng viên không quen với văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, việc làm việc với một huấn luyện viên giao tiếp liên văn hóa hoặc một nhà tư vấn nghề nghiệp tập trung vào Nhật Bản có thể cung cấp phản hồi cá nhân hóa. Các chuyên gia chuyên về chuẩn bị phỏng vấn đa văn hóa thường có thể xác định các thói quen ngôn ngữ cơ thể tinh tế mà việc tự học có thể bỏ lỡ. Đối với bất kỳ câu hỏi nào về ủy quyền làm việc hoặc các quy định về việc làm tại Nhật Bản, việc tham khảo ý kiến của một luật sư nhập cư có trình độ hoặc chuyên gia được cấp phép được đặc biệt khuyến khích.
Tác Giả
Tác Giả Về Làm Việc Từ Xa & Làm Việc Tự Do
Tác giả về làm việc từ xa và làm việc tự do, đưa tin về hậu cần thực tế của làm việc từ mọi nơi tại hơn 25 quốc gia.
Công bố Nội dung
Bài viết này được tạo ra bằng các mô hình AI tiên tiến nhất với sự giám sát biên tập của con người. Nội dung này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và giải trí và không cấu thành lời khuyên về pháp lý, di trú hoặc tài chính. Hãy luôn tham khảo ý kiến của luật sư di trú hoặc chuyên gia nghề nghiệp có trình độ chuyên môn cho tình huống cụ thể của bạn. Tìm hiểu thêm về quy trình của chúng tôi.
Phỏng vấn doanh nghiệp tại Indonesia thường ưu tiên sự tin tưởng dựa trên mối quan hệ, giao tiếp gián tiếp và tôn trọng thứ bậc. Hướng dẫn này xem xét các khía cạnh văn hóa đằng sau những kỳ vọng về hành vi này và cách ứng viên quốc tế có thể điều hướng chúng.
Các nhà tuyển dụng tại Toronto thường sử dụng phỏng vấn hành vi, ưu tiên cách kể chuyện có cấu trúc và tập trung vào cá nhân. Đối với các ứng viên quốc tế, việc thấu hiểu các khía cạnh văn hóa đằng sau những kỳ vọng này có thể tạo nên sự khác biệt giữa một màn thể hiện ấn tượng và một sự hiểu lầm gây thất vọng.
Các startup công nghệ Israel nổi tiếng với phong cách phỏng vấn trực diện, bắt nguồn từ giá trị văn hóa đề cao sự thẳng thắn, hệ thống phân cấp phẳng và tranh luận trí tuệ. Hướng dẫn này khám phá cách các ứng viên quốc tế điều hướng các cuộc phỏng vấn hành vi trong hệ sinh thái startup Israel.