Những điểm cốt lõi
- Giờ làm việc mùa hè mang tính văn hóa, không chỉ là lịch trình. Nhiều văn phòng tại Stockholm chuyển sang làm việc ngắn giờ hơn vào các ngày Thứ Sáu từ khoảng giữa mùa hè đến hết tháng 8, phản ánh văn hóa làm việc hướng tới sự đồng thuận và khoảng cách quyền lực thấp, thay vì là một quyền lợi pháp lý chính thức.
- Trò chuyện bàn giao là một nghi thức. Quá trình bàn giao của người Thụy Điển (överlämning) thường mang nhiều sức nặng truyền thông hơn so với khối lượng công việc thực tế, thể hiện sự tin tưởng, bình đẳng và tôn trọng thời gian nghỉ ngơi của đồng nghiệp.
- Lagom định hình tông giọng giao tiếp. Giao tiếp có xu hướng chừng mực, hướng tới sự đồng thuận và ngữ cảnh thấp theo tiêu chuẩn Bắc Âu, nhưng nhẹ nhàng và gián tiếp hơn so với các quy chuẩn của người Hà Lan hay người Đức được mô tả trong cuốn sách Bản đồ Văn hóa (The Culture Map) của Erin Meyer.
- Im lặng không phải là xa lánh hay thờ ơ. Sự im lặng trong các cuộc họp thường biểu thị sự suy ngẫm, chứ không phải là sự bất đồng hay thiếu trôi chảy.
- Các mô hình chỉ là xu hướng, không phải quy tắc. Hofstede, Meyer và Trompenaars mô tả mức trung bình của quốc gia; các cá nhân và đội ngũ thực tế có sự khác biệt rất lớn.
Khía cạnh văn hóa đang vận hành
Nhịp điệu mùa hè của Stockholm thường khiến nhiều chuyên gia mới đến bỡ ngỡ. Từ cuối tháng 6, lịch làm việc trống dần, phản hồi chậm lại và các ngày Thứ Sáu thường kết thúc vào giờ trưa hoặc giữa chiều. Theo Hofstede Insights, Thụy Điển đạt điểm đặc biệt thấp về khoảng cách quyền lực và điểm cao về tính chủ nghĩa cá nhân, đồng thời xếp vào nhóm các nền văn hóa mang tính nữ quyền cao nhất trong khung mô hình gốc của Hofstede, nghĩa là chất lượng cuộc sống, sự cân bằng và sự đồng thuận được coi trọng hơn là sự cạnh tranh địa vị. Cuốn sách Bản đồ Văn hóa (The Culture Map) của Erin Meyer xếp Thụy Điển ở phía gần đầu các thang đo về bình đẳng, đồng thuận và ưu tiên nguyên tắc, với phong cách giao tiếp tương đối trực tiếp nhưng kiềm chế về mặt cảm xúc.
Đối với một nhân sự nước ngoài mới gia nhập, ảnh hưởng thực tế là chế độ làm việc nửa ngày Thứ Sáu mùa hè và kỳ nghỉ hè dài ngày vào tháng 7 không phải là những đặc quyền được gắn thêm vào một nền văn hóa vốn dĩ căng thẳng. Chúng là những biểu hiện của cách các nơi làm việc Thụy Điển thường hiểu về thời gian, thứ bậc và sự tin tưởng. Việc xem chúng như những mục lịch trình thông thường có thể tạo ra rạn nứt thực sự trong các cuộc thảo luận bàn giao trước và sau kỳ nghỉ.
Sommartid và ngày Thứ Sáu làm việc nửa ngày
Thuật ngữ Thụy Điển sommartid theo nghĩa đen có nghĩa là giờ mùa hè, và trong nhiều môi trường văn phòng, nó được dùng để mô tả mô hình lịch trình theo mùa: kết thúc công việc sớm hơn, đôi khi là chính sách rút ngắn ngày Thứ Sáu chính thức và một văn phòng nhìn chung yên tĩnh hơn trong khoảng thời gian từ giữa mùa hè (khoảng ngày 20 tháng 6) đến giữa tháng 8. Theo thông tin trên báo chí kinh doanh Thụy Điển những năm gần đây, thông lệ này rất phổ biến ở các đơn vị sử dụng lao động văn phòng tại Stockholm nhưng không phải là một quyền lợi pháp lý chung thống nhất; các chi tiết cụ thể thường xuất hiện trong các thỏa ước lao động tập thể (kollektivavtal) hoặc chính sách riêng của từng người sử dụng lao động. Nhân sự nước ngoài nên xác nhận thông tin chi tiết với bộ phận nhân sự hoặc đại diện công đoàn thay vì tự giả định một tiêu chuẩn chung của cả nước.
Nghỉ phép vừa là quyền lợi vừa là chuẩn mực
Đạo luật Nghỉ phép Hàng năm của Thụy Điển (Semesterlagen) thường quy định 25 ngày nghỉ phép, trong đó nhiều thỏa ước lao động tập thể còn cung cấp nhiều hơn. Theo mô tả của Cơ quan Môi trường Làm việc Thụy Điển (Arbetsmiljöverket) và các nguồn thông tin công đoàn, người lao động thường có quyền nghỉ một đợt liên tục trong mùa hè. Về mặt văn hóa, việc nghỉ liên tục ba hoặc bốn tuần vào tháng 7 là điều bình thường chứ không phải là ngoại lệ. Việc tham vấn ý kiến từ một luật sư lao động có trình độ hoặc cố vấn công đoàn là hoàn toàn phù hợp cho các câu hỏi về quyền lợi cụ thể.
Biểu hiện trong các cuộc họp, email và động lực đội ngũ
Các cuộc họp trước kỳ nghỉ phép
Trong những tuần cận kề kỳ nghỉ, các cuộc họp nội bộ thường có sự thay đổi rõ rệt. Chương trình họp thu hẹp lại. Những quyết định có thể chờ đến tháng 8 sẽ được trì hoãn một cách khéo léo. Các sáng kiến mới hiếm khi được khởi xướng vào cuối tháng 6. Đồng nghiệp có thể bắt đầu cuộc họp bằng một câu hỏi xã giao như "Hur ser sommaren ut?" (Mùa hè của bạn thế nào rồi?), vừa để trò chuyện thân mật vừa để thu thập thông tin lập kế hoạch: ai sẽ vắng mặt khi nào và ai sẽ đảm nhận công việc thay cho ai.
Đối với một người đến từ nền văn hóa có khoảng cách quyền lực cao hơn hoặc bị thúc đẩy bởi thời hạn (deadline) nhiều hơn, điều này có thể mang lại cảm giác trì trệ gần như là thiếu gắn kết. Trên thực tế, nó thường phản ánh một quy chuẩn đồng thuận: cả đội đang đảm bảo rằng không ai quay lại vào tháng 8 và phải đối mặt với một bất ngờ được quyết định trong lúc họ vắng mặt.
Email và tin nhắn tự động báo vắng mặt
Các phản hồi tự động báo vắng mặt (OOO) ở Thụy Điển thường có tính chất cung cấp thông tin và dứt khoát. Một tin nhắn điển hình sẽ ghi rõ ngày vắng mặt, chỉ định một đồng nghiệp cụ thể làm liên hệ thay thế và thường tuyên bố rằng email gửi đến sẽ không được đọc hoặc chuyển tiếp. Đây không phải là hành vi gây hấn thụ động; đó là một tín hiệu văn hóa cho thấy thời gian nghỉ ngơi được bảo vệ một cách thực chất. Việc gửi email nhắc nhở tiếp theo cho một đồng nghiệp Thụy Điển đang nghỉ phép, hoặc báo cáo lên quản lý của họ, có thể bị coi là sự vi phạm lòng tin trong quá trình bàn giao trước đó.
Cuộc trao đổi bàn giao (Överlämning)
Cuộc họp bàn giao trước một kỳ nghỉ phép dài thường chi tiết và chu đáo hơn những gì mà khối lượng công việc biểu thị. Cuộc họp có thể bao gồm tài liệu viết tay, buổi hướng dẫn về hộp thư chung hoặc công cụ quản lý nhiệm vụ, một danh sách rõ ràng các quyết định mà người thay thế được quyền đưa ra và tuyên bố cụ thể về những quyết định nào cần phải chờ đợi. Tông giọng mang tính đồng nghiệp và bình đẳng; người thay thế được đối xử như một người đại diện đáng tin cậy, chứ không phải là cấp dưới.
Các hiểu lầm thường gặp và nguyên nhân gốc rễ
"Họ không coi trọng dự án của tôi"
Một nhân sự mới đến từ nền văn hóa có ngữ cảnh cao, ưu tiên mối quan hệ trước tiên, ví dụ như một số khu vực ở Nam Á, Vùng Vịnh hoặc Nam Âu, có thể hiểu nhịp điệu tĩnh lặng trước kỳ nghỉ là sự thờ ơ. Trong mô hình của Erin Meyer, Thụy Điển có xu hướng nằm gần phía dựa trên công việc (task-based) của thang đo mức độ tin cậy hơn so với nhiều nền văn hóa gốc nói trên. Sự tin tưởng được xây dựng phần lớn thông qua việc bàn giao công việc đáng tin cậy và sự tôn trọng các ranh giới, bao gồm cả ranh giới nghỉ phép, thay vì là sự sẵn sàng làm việc ngoài giờ hành chính.
"Quản lý của tôi không chỉ bảo tôi phải làm gì"
Khoảng cách quyền lực thấp thể hiện rất rõ nét trong các cuộc trao đổi bàn giao. Thay vì chỉ thị trực tiếp cho đồng nghiệp đảm nhận thay thế, một quản lý người Thụy Điển thường điều phối một cuộc thảo luận để nhân viên sắp nghỉ phép tự đề xuất kế hoạch. Một nhân sự nước ngoài vốn quen với sự chỉ đạo rõ ràng từ trên xuống dưới có thể hiểu đây là sự mơ hồ. Thực chất, điều này được hiểu chính xác hơn là sự ủy quyền thông qua đồng thuận.
"Chiều Thứ Sáu làm việc nửa ngày nghĩa là không có gì quan trọng xảy ra"
Những ngày Thứ Sáu ngắn giờ trong thời gian sommartid không phải là những giờ bỏ đi. Các hoạt động truyền thông nội bộ, tổng kết tuần và các cuộc trò chuyện fika thân mật thường xuyên diễn ra trong khung giờ đó. Việc biến mất hoàn toàn vào sáng Thứ Sáu hoặc lên lịch cho các cuộc gọi với đối tác bên ngoài vào cuối chiều Thứ Sáu trong tháng 7 có thể âm thầm làm giảm mức độ hòa nhập của bạn với đội ngũ.
"Sự gián tiếp từ một nền văn hóa vốn trực tiếp"
Cách giao tiếp của người Thụy Điển là trực tiếp nếu so sánh với các quy chuẩn của Đông Á hoặc Vùng Vịnh, nhưng lại mềm mỏng hơn phong cách của người Hà Lan, người Đức hoặc người Israel. Phản hồi thẳng thắn của một quản lý người Hà Lan có thể mang lại cảm giác gay gắt cho một đội ngũ Thụy Điển; cụm từ của một đồng nghiệp Thụy Điển "det kanske blir lite svårt" (việc đó có lẽ sẽ hơi khó khăn một chút) có thể được hiểu bởi một người Hà Lan hoặc người Mỹ như một sự ngần ngại nhẹ nhàng, trong khi thực tế nó thường báo hiệu một lời từ chối rõ ràng. Các nhân sự nước ngoài đôi khi bỏ lỡ hoàn toàn việc hiệu chuẩn tinh tế này trong sự vội vã của việc lập kế hoạch trước kỳ nghỉ phép.
Các chiến lược thích ứng thực tế mà không làm mất đi bản sắc cá nhân
Lựa chọn ngôn từ khi bàn giao
- Chỉ định rõ ràng người thay thế. Câu nói "Trong thời gian tôi nghỉ phép từ ngày 8 tháng 7 đến ngày 2 tháng 8, Anna sẽ là đầu mối liên hệ cho khách hàng X" sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn là những lời trấn an mơ hồ.
- Tách biệt giữa quyết định và thông tin. Nêu rõ những quyết định nào người thay thế có thể đưa ra và những quyết định nào nên chờ đợi sẽ phản ánh đúng quy chuẩn đồng thuận và giảm bớt sự mơ hồ.
- Sử dụng cách diễn đạt giảm nhẹ nhưng rõ ràng. Câu "Có lẽ chúng ta nên đợi cho đến khi tôi quay lại để giải quyết vấn đề ngân sách" thể hiện sự nhạy bén về văn hóa; trong khi câu "đừng đụng vào ngân sách" thì không.
- Bắt chước phong cách viết thông báo vắng mặt (OOO). Một thông báo vắng mặt ngắn gọn, ghi rõ ngày tháng và có đầu mối liên hệ duy nhất thường là minh chứng cho sự chuyên nghiệp.
Hiểu về sự im lặng và những khoảng nghỉ
Trong các cuộc họp, việc dành vài giây im lặng sau một câu hỏi thường hiệu quả hơn là vội vàng lấp đầy khoảng trống đó. Nhiều nhà nghiên cứu liên văn hóa, bao gồm cả Meyer, lưu ý rằng các đội ngũ Bắc Âu sử dụng các khoảng nghỉ làm không gian suy ngẫm. Những nhân sự nước ngoài có thói quen lấp đầy khoảng lặng có thể vô tình áp đặt các quyết định vốn dĩ cần phải được thống nhất từ sự thảo luận của cả nhóm.
Lựa chọn ngôn ngữ: Tiếng Thụy Điển hay tiếng Anh
Hầu hết các môi trường công sở văn phòng tại Stockholm hoạt động rất thoải mái bằng tiếng Anh, và Chỉ số Thông thạo Tiếng Anh EF (EF English Proficiency Index) liên tục xếp Thụy Điển vào nhóm các quốc gia nói tiếng Anh không phải bản xứ tốt nhất trên toàn cầu. Mặc dù vậy, các khoảnh khắc giao lưu xã hội xoay quanh fika, những ngày Thứ Sáu làm việc nửa ngày và các cuộc trò chuyện bàn giao thân mật thường chuyển sang tiếng Thụy Điển. Ngay cả những cụm từ tiếng Thụy Điển giản đơn như trevlig sommar (chúc mùa hè vui vẻ), ha det så bra (giữ gìn sức khỏe nhé) hoặc vi hörs i augusti (chúng ta sẽ liên lạc lại vào tháng 8) cũng có thể làm dịu đi rào cản ngôn ngữ mà không đòi hỏi bạn phải thông thạo ngôn ngữ này.
Hiệu chuẩn mức độ trực tiếp
Đối với những người đến từ các nền văn hóa rất trực tiếp, việc tiết chế bớt các tính từ nhấn mạnh và những tuyên bố tuyệt đối có xu hướng được nhìn nhận là mang tính đồng nghiệp hơn. Đối với những người đến từ các nền văn hóa gián tiếp hơn, việc nêu rõ các mối quan ngại một cách rõ ràng trong khi vẫn giữ tông giọng bình tĩnh thường được hoan nghênh. Cả hai xu hướng này đều hội tụ về những gì Trompenaars mô tả là phong cách giao tiếp cụ thể và trung lập.
Xây dựng trí tuệ văn hóa theo thời gian
Trí tuệ Văn hóa (CQ), được phát triển bởi các nhà nghiên cứu bao gồm David Livermore và Trung tâm Trí tuệ Văn hóa, mô tả khả năng làm việc hiệu quả trong các bối cảnh văn hóa khác nhau. Nó thường được chia thành: động lực (drive), kiến thức (knowledge), chiến lược (strategy) và hành động (action). Đối với nhân sự nước ngoài tại Stockholm, mùa hè đầu tiên thường là một cơ hội học tập CQ tập trung.
- Động lực (Drive): Hãy coi nhịp điệu mùa hè là điều đáng để tìm hiểu, chứ không phải là một sự bất tiện.
- Kiến thức (Knowledge): Đọc bảng so sánh quốc gia của Hofstede cho Thụy Điển cùng với các thang đo của Meyer; đối chiếu chéo với trải nghiệm thực tế của đồng nghiệp.
- Chiến lược (Strategy): Trước cuộc họp bàn giao, hãy lên kế hoạch xem quyết định nào có thể được ủy quyền và quyết định nào nên chờ đợi.
- Hành động (Action): Thực hành cách diễn đạt giảm nhẹ, cụ thể trong các bối cảnh ít quan trọng như fika trước khi áp dụng vào các cuộc bàn giao quan trọng.
Các chuyên gia quốc tế làm việc trong các môi trường chú trọng sự đồng thuận hoặc nhạy cảm với thứ bậc khác có thể tìm thấy những nét tương đồng hữu ích trong các báo cáo về nghi thức Ramadan và Majlis trong công việc chính phủ tại Abu Dhabi và sai lầm khi hội nhập dự án di sản tại Doha cho quản lý dự án, những bài viết đi sâu tìm hiểu các nhịp điệu văn hóa lân cận nhưng mang tính đặc thù riêng.
Khi rạn nứt văn hóa là dấu hiệu của một vấn đề sâu sắc hơn
Không phải mọi tương tác gây khó chịu trong một văn phòng ở Stockholm đều mang tính văn hóa. Một số biểu hiện sau đây cần nhận được sự chú ý riêng biệt thay vì lý giải bằng lăng kính văn hóa:
- Việc liên tục bị loại khỏi các cuộc họp quan trọng, đặc biệt là khi đi kèm với phản hồi hạn chế, có thể là dấu hiệu của sự gạt ra ngoài lề mang tính cấu trúc hơn là do khác biệt văn hóa.
- Áp lực phải làm việc trong kỳ nghỉ phép được bảo vệ có thể mâu thuẫn với Đạo luật Nghỉ phép Hàng năm của Thụy Điển và các thỏa ước lao động tập thể được áp dụng. Việc tham khảo ý kiến của đại diện công đoàn hoặc luật sư lao động có trình độ thường là điều phù hợp.
- Các bình luận hoặc hành vi phân biệt đối xử trên các cơ sở được pháp luật Thụy Điển bảo vệ sẽ thuộc phạm vi điều chỉnh của Đạo luật Phân biệt đối xử và là vấn đề cần báo cáo lên Thanh tra Bình đẳng (DO), chứ không phải là điều chỉnh văn hóa.
- Các điều khoản hợp đồng không rõ ràng xung quanh giờ làm việc mùa hè là một câu hỏi về nhân sự và hợp đồng, chứ không phải câu hỏi về phong cách giao tiếp.
Các khung phân tích văn hóa chỉ mô tả các xu hướng. Chúng không biện minh cho hành vi vượt qua các ranh giới pháp lý hoặc đạo đức, và không yêu cầu nhân sự nước ngoài phải gánh chịu những rạn nứt có bản chất mang tính hệ thống/cấu trúc.
Tài nguyên phát triển năng lực liên văn hóa liên tục
- Công cụ so sánh quốc gia của Hofstede Insights, để xem điểm số các khía cạnh ở cấp độ vĩ mô với lưu ý rằng chúng chỉ mô tả mức trung bình.
- Erin Meyer, Bản đồ Văn hóa (The Culture Map), với tám thang đo thực tế bao gồm: giao tiếp, đánh giá, lãnh đạo, quyết định, tin cậy, bất đồng, lập kế hoạch và thuyết phục.
- Fons Trompenaars và Charles Hampden-Turner, Vượt qua các làn sóng văn hóa (Riding the Waves of Culture), đối với các phân biệt giữa chủ nghĩa phổ quát - chủ nghĩa đặc thù và tính cụ thể - tính lan tỏa đặc biệt liên quan đến các thông lệ bàn giao công việc.
- Nghiên cứu của Trung tâm Trí tuệ Văn hóa về đánh giá và phát triển CQ.
- EURES và Cơ quan Dịch vụ Việc làm Công Thụy Điển (Arbetsförmedlingen) để biết thông tin chung về đời sống làm việc tại Thụy Điển.
- Các nguồn tài nguyên công đoàn theo từng ngành cụ thể (ví dụ: Unionen, Akademikerna, Sveriges Ingenjörer) để biết thông tin chi tiết về thỏa ước tập thể liên quan đến giờ làm việc mùa hè và kỳ nghỉ phép.
Các báo cáo về các chủ đề giao tiếp liên văn hóa tương tự cũng có sẵn trong các bài viết như vai trò tại trung tâm dịch vụ chung ở Vilnius và Warsaw và so sánh việc làm điều dưỡng tại Helsinki, Tampere và Turku, những bài viết đề cập đến các chuẩn mực công sở lân cận ở Bắc Âu và Baltic.
Đôi dòng kết luận về sự khác biệt cá nhân
Mỗi quan sát ở đây chỉ mô tả một xu hướng. Một đội ngũ ở Stockholm được dẫn dắt bởi một quản lý có 20 năm kinh nghiệm tư vấn tại New York có thể vận hành theo nhịp điệu chặt chẽ và trực tiếp hơn mức trung bình của quốc gia. Một công ty khởi nghiệp nhỏ ở Södermalm có thể coi giờ giấc mùa hè là điều bất khả xâm phạm; trong khi văn phòng Stockholm của một ngân hàng toàn cầu có thể chỉ coi đó là hình thức trên danh nghĩa. Nhìn chung, nhân sự nước ngoài sẽ hưởng lợi nhiều hơn từ việc quan sát đội ngũ cụ thể của mình hơn là việc áp đặt một khuôn mẫu quốc gia duy nhất. Các khung phân tích văn hóa tốt nhất nên được sử dụng như các giả thuyết ban đầu để thử nghiệm, chứ không phải là những kết luận cứng nhắc để áp dụng.
