Văn phòng mở và Văn phòng riêng: Quy tắc chỗ ngồi và Kiểm soát tiếng ồn tại nơi làm việc ở Hà Lan

Điểm chính

• Chuẩn mực 'Flexplek': Bàn làm việc cố định rất hiếm; hãy làm quen với hệ thống chia sẻ bàn làm việc, nơi sự sạch sẽ và tính linh hoạt được ưu tiên hàng đầu.
• Thứ bậc vô hình: Các cấp quản lý thường ngồi cùng đội ngũ của họ, phản ánh cấu trúc doanh nghiệp bình đẳng của Hà Lan.
• Sự thẳng thắn trong tiếng ồn: Việc lịch sự yêu cầu giữ yên lặng là điều có thể chấp nhận về mặt xã hội, nhưng tai nghe là tín hiệu miễn làm phiền phổ biến nhất.
• Văn hóa ăn trưa: Việc ăn các loại thực phẩm có mùi mạnh tại bàn làm việc thường không được khuyến khích; các giờ nghỉ trưa tập thể là một nghi thức xã hội quan trọng.

Đối với các chuyên gia quốc tế chuyển đến Hà Lan, cách bố trí không gian làm việc thường là cú sốc văn hóa đầu tiên. Thiết kế văn phòng tại Hà Lan phản ánh trực tiếp các giá trị xã hội rộng lớn hơn của quốc gia này: sự minh bạch, tính bình đẳng và hiệu quả. Khác với văn hóa phòng làm việc riêng biệt phổ biến ở một số khu vực tại Bắc Mỹ hoặc cách xếp chỗ theo thứ bậc nghiêm ngặt tại một số thị trường châu Á, không gian làm việc của Hà Lan được thiết kế theo chiều ngang một cách triệt để.

Thấu hiểu những sắc thái về việc nên ngồi đâu và cách ứng xử khi ngồi là điều quan trọng để hòa nhập. Quá trình định cư tại Hà Lan không chỉ bao gồm việc tìm nhà; nó còn đòi hỏi sự thích nghi với môi trường làm việc nơi các bức tường rất khan hiếm và quyền riêng tư được thỏa thuận thông qua các quy tắc ứng xử thay vì kiến trúc.

Kiến trúc của sự bình đẳng: Tiêu chuẩn văn phòng mở

Tại Hà Lan, văn phòng mở (kantoortuin hay 'vườn văn phòng') là tiêu chuẩn. Lựa chọn thiết kế này hỗ trợ 'Mô hình Polder' nổi tiếng về việc đưa ra quyết định dựa trên sự đồng thuận. Nếu mọi người đều có thể được nhìn thấy và tiếp cận, sự cộng tác trên lý thuyết sẽ diễn ra liền mạch. Tuy nhiên, việc thiếu các rào cản vật lý này đặt một gánh nặng lớn lên các quy tắc ứng xử xã hội để duy trì năng suất.

Hệ thống 'Flexplek' (Không gian làm việc linh hoạt)

Hầu hết các công ty Hà Lan hiện đại và không gian làm việc chung đều sử dụng hệ thống 'flexplek'. Nhân viên không sở hữu một bàn làm việc cụ thể. Thay vào đó, chỗ ngồi được xác định theo nguyên tắc làm việc dựa trên hoạt động. Bạn chọn chỗ ngồi dựa trên nhiệm vụ trong ngày: một cabin yên tĩnh để tập trung sâu, hoặc một bàn lớn để cộng tác.

Đối với những người mới, sự tự do này đi kèm với các trách nhiệm nghiêm ngặt:

• Chính sách bàn làm việc sạch sẽ: Vì không có bàn làm việc nào là của bạn, việc để lại đồ dùng cá nhân là vi phạm quy tắc. Màn hình, bàn phím và mặt bàn phải được dọn dẹp hoàn toàn vào cuối ngày.
• Chiến lược đến văn phòng: Mặc dù chỗ ngồi trên lý thuyết là ngẫu nhiên, thói quen khiến các đội nhóm thường tập trung về cùng một khu vực. Những người mới nên quan sát các mô hình này trước khi chọn một chỗ ngồi đắc địa cạnh cửa sổ mà một lập trình viên cao cấp đã ngồi trong 5 năm, ngay cả khi không có quy định đặt chỗ chính thức nào.

Quy tắc chỗ ngồi và Thứ bậc

Một trong những đặc điểm khác biệt nhất của nơi làm việc tại Hà Lan là sự vắng mặt của thứ bậc về mặt thị giác. Việc tìm thấy một Giám đốc điều hành ngồi tại bàn chung cạnh một thực tập sinh là điều phổ biến. Cách bố trí chỗ ngồi này tạo điều kiện cho giá trị của sự thẳng thắn tại Hà Lan; bất kỳ ai cũng có thể trò chuyện với bất kỳ ai.

Tuy nhiên, khả năng tiếp cận này không đồng nghĩa với việc thiếu các ranh giới chuyên nghiệp. Mặc dù bạn có thể ngồi cạnh một giám đốc, việc làm gián đoạn công việc của họ yêu cầu sự quan sát không gian, cụ thể hơn là đọc ngôn ngữ cơ thể của họ. Tương tự như các phương pháp công thái học Scandinavia, người Hà Lan coi trọng tính năng và sức khỏe, nhưng các tín hiệu xã hội từ tư thế cũng quan trọng không kém.

Các giao thức 'Miễn làm phiền'

Trong một môi trường không có cửa phòng, làm thế nào để báo hiệu rằng bạn đang bận? Người Hà Lan đã phát triển một hệ thống các gợi ý phi ngôn ngữ:

• Đeo tai nghe: Đây là dấu hiệu phổ biến cho thông điệp 'Tôi đang tập trung; hãy gửi email thay thế'. Việc vỗ vai ai đó khi họ đang đeo tai nghe chống ồn được coi là hành động xâm phạm trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp.
• Giao tiếp bằng mắt: Trong các bố cục mở, việc giao tiếp bằng mắt thường là một lời mời trò chuyện. Nếu một đồng nghiệp tránh ánh nhìn của bạn khi bạn tiến lại gần, đó là tín hiệu để bạn nên rút lui.

Kiểm soát tiếng ồn và Sự thẳng thắn

Các kantoortuin nổi tiếng với sự ô nhiễm tiếng ồn, nhưng văn hóa Hà Lan cung cấp một cơ chế để xử lý vấn đề này: sự thẳng thắn (bespreekbaarheid). Trong nhiều nền văn hóa, việc yêu cầu đồng nghiệp hạ thấp giọng được xem là hành động đối đầu. Tại Hà Lan, điều này thường được coi là một yêu cầu thực tế để cải thiện hiệu quả công việc.

'Giọng thư viện' đối đầu 'Giọng tiệc tùng'

Không gian làm việc thường hoạt động với tiếng ồn nhỏ đều đặn. Các cuộc điện thoại lớn dự kiến sẽ được thực hiện trong các cabin chuyên dụng (belhokjes). Việc thực hiện một cuộc gọi video tại bàn làm việc trong khu vực mở mà không đeo tai nghe là một sai lầm lớn. Ngược lại, trong các buổi uống nước chiều thứ Sáu (VrijMiBo), âm lượng sẽ tăng lên đáng kể, và việc ngồi cứng nhắc tại bàn làm việc để làm việc xuyên qua tiếng ồn có thể bị diễn đạt là thiếu tính xã hội.

So sánh xuyên biên giới

Đối với các chuyên gia di chuyển trong khu vực Benelux, có những sự khác biệt tồn tại. Trong khi Brussels thường duy trì các cấu trúc thứ bậc truyền thống hơn: một xu hướng đang ảnh hưởng đến các vai trò công nghệ mới nổi tại Bỉ: thì Amsterdam vẫn giữ vững phong cách bình dân. Sự tập trung của người Hà Lan là vào kết quả đầu ra và sự đồng thuận thay vì địa vị được ngụ ý bởi một văn phòng riêng.

Hậu cần thực tế cho người làm việc từ xa

Đối với những người du mục kỹ thuật số và người làm việc từ xa sử dụng các không gian làm việc chung tại Hà Lan, quy tắc ứng xử về cơ bản giống như tại các trụ sở công ty. Sự khác biệt chính là chi phí tiếp cận. Thẻ thành viên không gian làm việc chung tại các thành phố như Amsterdam và Rotterdam có mức giá cao, phản ánh nhu cầu lớn đối với môi trường chuyên nghiệp.

Khi chọn một không gian làm việc, hãy quan sát bầu không khí liên quan đến các cuộc gọi video. Một số không gian chỉ định các 'vùng yên tĩnh' cụ thể, nơi ngay cả việc thì thầm cũng không được khuyến khích. Việc phớt lờ các vùng này là cách nhanh nhất để khiến các đồng nghiệp địa phương xa lánh.

Ăn uống tại bàn làm việc

Bữa trưa của người Hà Lan theo truyền thống khá đơn giản: thường là bánh mì kẹp và sữa: nhưng xu hướng samen lunchen (ăn trưa cùng nhau) rất mạnh mẽ. Trong khi việc ăn một chiếc bánh mì kẹp nguội tại bàn làm việc trong khi làm việc được chấp nhận, việc tiêu thụ các bữa ăn nóng và có mùi thơm trong không gian mở thường không được tán thành do thiếu sự ngăn chặn mùi hương. Bạn nên tham gia cùng các đồng nghiệp tại căng tin hoặc khu vực giải lao, nơi đây cũng phục vụ như một cơ hội kết nối mạng lưới quan trọng.