Góc nhìn báo cáo về cách sắp xếp chỗ ngồi, phép lịch sự tại nhóm và nhịp độ không gian mở mà nhân viên mới cần lưu ý khi làm việc trong các nhóm Agile tại Utrecht.
Vào một sáng thứ Ba tại một văn phòng sản phẩm ở Utrecht, không gian làm việc tự chia thành các cụm nhỏ. Sáu chiếc bàn ghép lại với nhau, một bảng trắng di động ở một đầu, một bàn đứng gần cửa sổ và một góc sofa để thảo luận thiết kế cặp. Những cụm này là biểu hiện vật lý của mô hình nhóm Agile mà nhiều nhà tuyển dụng Hà Lan áp dụng từ giữa thập niên 2010, lấy cảm hứng từ các khung làm việc của Spotify và sau đó được các ngân hàng, công ty bảo hiểm và bộ phận CNTT chính phủ tại Utrecht cùng tỉnh lân cận điều chỉnh cho phù hợp.
Đối với nhân viên mới từ môi trường làm việc phân cấp, cách bố trí này truyền tải thông tin. Chủ sở hữu sản phẩm không ngồi trong phòng kính riêng biệt; tại nhiều nhóm ở các hành lang công nghệ tại Utrecht, PO ngồi ngay trong cụm, thường là cạnh Scrum Master. Các kỹ sư, nhà thiết kế và nhà phân tích chia sẻ cùng chiều cao bàn, cùng loại ghế và thường là cùng tay đỡ màn hình. Ý nghĩa xã hội rất rõ ràng: các quyết định được đưa ra ngay tại cụm làm việc, không phải sau những cánh cửa đóng kín.
Các cụm nhóm tại văn phòng Utrecht thường chứa từ sáu đến chín người, phù hợp với hướng dẫn chung về quy mô nhóm Agile. Bàn làm việc thường được sắp xếp thành hai dãy đối diện, mỗi dãy ba hoặc bốn bàn, với màn hình chia sẻ hoặc bảng di động ở một đầu để lập trình cặp và diễn tập demo. Một số nhóm ưu tiên hình chữ L để tạo không gian cho khách, các bên liên quan hoặc nhà nghiên cứu UX.
Phía trên cụm bàn thường luôn có các vật dụng trực quan: bảng Kanban, lộ trình trên giấy ghi chú, bảng chân dung người dùng (persona) hoặc kết hợp cả ba. Ngay cả khi nhóm sử dụng bảng kỹ thuật số như Jira hoặc Azure DevOps, bảng vật lý vẫn được giữ lại. Nó đóng vai trò là điểm tập trung trong buổi họp đứng hàng ngày và là cách để những người xung quanh nắm bắt tình trạng công việc.
Chỗ ngồi cho nhân viên mới hiếm khi là ngẫu nhiên. Tại một số nhóm ở Utrecht, các quản lý kỹ thuật thường sắp xếp nhân viên mới ngồi cạnh một người hướng dẫn (buddy) trong sprint đầu tiên hoặc thứ hai. Chỗ ngồi đó có thể là vị trí cố định hoặc một bàn linh hoạt được đặt trước trong khu vực của nhóm. Hiệu quả thực tế là nhân viên có thể đặt câu hỏi bằng cách thì thầm thay vì qua Slack, phương thức mà nhiều nhóm Hà Lan coi là kênh hiệu quả hơn để tiếp nhận nhân sự mới.
Giao tiếp tại nơi làm việc ở Hà Lan nổi tiếng với sự trực diện và các văn phòng không gian mở làm tăng cường xu hướng đó. Các đồng nghiệp thường nêu vấn đề nhanh chóng, gọi tên các vướng mắc một cách đơn giản và mong đợi câu trả lời súc tích. Điều gây bất ngờ cho những người mới là sự trực diện này thường được truyền đạt với âm lượng nhỏ. Một cuộc thảo luận ồn ào, phô trương giữa cụm làm việc thường bị coi là thiếu chuyên nghiệp, không phải vì không chấp nhận bất đồng, mà vì nó gây ảnh hưởng đến các nhóm khác.
Với nhân viên mới, việc điều chỉnh thường không nằm ở việc học cách nói lớn mà là kiểm soát âm lượng và sự ngắn gọn. Những đoạn mở đầu dài dòng, xin lỗi quá mức hoặc ám chỉ gián tiếp có thể bị coi là thiếu rõ ràng thay vì lịch sự. Một câu ngắn, giao tiếp bằng mắt và theo dõi trên tài liệu chung thường mang lại hiệu quả tốt hơn.
Tại hầu hết các phòng nhóm ở Utrecht, tai nghe hoạt động như một dấu hiệu nhẹ nhàng báo hiệu không muốn bị làm phiền. Các thực tiễn khác nhau tùy theo nhóm, nhưng một quy ước chung được các trưởng nhóm báo cáo là: đeo một bên tai nghe nghĩa là sẵn sàng trả lời các câu hỏi nhanh, đeo cả hai bên hoặc tai nghe trùm đầu nghĩa là đang tập trung làm việc, và giơ tay trên màn hình nghĩa là ngay cả tin nhắn Slack cũng cần chờ đợi. Một số nhóm chính thức hóa các quy ước này trong thỏa thuận làm việc của nhóm. Việc hỏi trong tuần đầu tiên về cách cụm quản lý tín hiệu tập trung thường được hoan nghênh, thể hiện sự tôn trọng đối với nhịp độ công việc.
Nhiều nhóm tại Utrecht thực hiện khối tập trung chung, thường là buổi sáng yên tĩnh giữa buổi họp đứng và giờ ăn trưa. Trong thời gian này, các cuộc họp bị hạn chế, các câu hỏi phát sinh được để lại ở một kênh thông tin, và ngay cả Chủ sở hữu sản phẩm cũng thường giữ lại các câu hỏi cho đến buổi chiều. Nhân viên mới đặt lịch hẹn cà phê hoặc phiên đào tạo trong khung giờ này thường sẽ bị từ chối lịch sự kèm theo ghi chú gợi ý thời gian khác. Quy ước này không nhắm vào cá nhân mà là thỏa thuận chung của nhóm.
Khu vực nhà ga trung tâm và phía Jaarbeurs của Utrecht có nhiều không gian làm việc chung phục vụ cho các freelancer, tư vấn viên và nhân viên làm việc hỗn hợp. Khả năng kết nối tại các không gian này thường rất tốt với đường truyền cáp quang và phòng họp có thể đặt theo giờ. Chi phí hội viên hàng tháng tại trung tâm thành phố thường ở mức trung bình của châu Âu, với bàn làm việc linh hoạt có giá rẻ hơn so với bàn cố định và studio riêng. Giá cả thay đổi thường xuyên, vì vậy trang web của đơn vị vận hành là nguồn tham khảo đáng tin cậy.
Đối với nhân viên từ xa tham gia nhóm tại Hà Lan theo mô hình hỗn hợp, các địa điểm làm việc chung có thể đóng vai trò là văn phòng trung lập trong những ngày nhóm không làm việc tập trung. Phép lịch sự bên trong các địa điểm này phản ánh không gian làm việc của nhóm: các bốt điện thoại yên tĩnh cho các cuộc gọi, các quy tắc về tai nghe trên sàn chung và kỳ vọng chung rằng các cuộc trò chuyện trong giờ ăn trưa nên chuyển ra khu vực bếp hoặc sân thượng.
Ở phía Tây thành phố, các khu thương mại Papendorp và Leidsche Rijn tập trung các nhà tuyển dụng lớn hơn, nơi không gian làm việc của các nhóm có thể trải dài trên toàn bộ cánh văn phòng. Trong môi trường này, bàn làm việc cố định vẫn phổ biến bất chấp xu hướng làm việc dựa trên hoạt động. Lý do rất thực tế: các nhóm Agile hưởng lợi từ sự liền kề có thể dự đoán được, và việc di chuyển cụm hàng tuần sẽ phá vỡ bộ nhớ không gian hỗ trợ sự cộng tác nhanh chóng. Nhân viên mới tại các văn phòng này thường có chỗ ngồi cố định, tủ đồ cá nhân và sơ đồ sàn nhóm các nhóm làm việc trên các sản phẩm liên quan gần nhau.
Buổi họp đứng hàng ngày trong một nhóm tại Utrecht thường là nghi thức kéo dài mười lăm phút bên cạnh bảng Kanban. Hình dạng của vòng tròn quan trọng hơn vẻ ngoài ban đầu. Các thành viên trong nhóm thường tạo thành một vòng cung lỏng lẻo đối diện với bảng, với Scrum Master gần các thẻ bài và Product Owner đứng trong vòng cung thay vì bên ngoài. Nhân viên mới lảng vảng ở phía sau có thể vô tình báo hiệu rằng họ coi mình là người quan sát thay vì thành viên. Vị trí trong vòng cung, ngay cả khi im lặng trong vài buổi đầu, thường được hiểu là sự tham gia.
Phiên tinh chỉnh tồn đọng (backlog refinement) và demo sprint thường chuyển nhóm từ cụm làm việc sang phòng lớn hơn hoặc khu vực demo chuyên dụng. Chỗ ngồi trong các phiên này thường tập trung quanh một màn hình duy nhất, với người điều phối thảo luận ngồi tại bàn phím. Trong các phiên demo, các bên liên quan từ các nhóm hoặc đơn vị kinh doanh khác có thể tham gia; các thành viên trong nhóm thường ngồi ở rìa và nhường ghế gần hơn cho khách, một cử chỉ lịch sự được ghi nhận mà không cần nói thành lời.
Một tỷ lệ ngày càng tăng các nhóm tại Utrecht được phân bổ cục bộ, với các thành viên làm việc từ các nơi khác ở Hà Lan, từ các quốc gia EU lân cận hoặc xa hơn. Giờ Trung Âu (CET) nằm thuận tiện giữa phần lớn châu Mỹ và hầu hết châu Á, nhưng cửa sổ chồng chéo thực tế hẹp hơn so với bản đồ hiển thị. Các nhóm thường bảo vệ khung giờ cốt lõi từ hai đến bốn giờ, thường là từ cuối buổi sáng đến đầu buổi chiều CET, để làm việc đồng bộ. Ngoài khung giờ đó, nhóm dựa vào bàn giao bằng văn bản, video kiểu Loom và đánh giá yêu cầu kéo không đồng bộ.
Các lập trình viên, nhà thiết kế và huấn luyện viên Agile làm việc tự do với khách hàng tại Utrecht thường báo giá theo ngày thay vì giờ. Các con số thực tế thay đổi rộng rãi tùy theo thâm niên, độ khan hiếm của kỹ năng và việc hợp tác trực tiếp hay qua trung gian. Các tiêu chuẩn giá công khai từ các hiệp hội và nền tảng freelancer Hà Lan có thể cung cấp điểm tham chiếu ban đầu, nhưng kết quả thương lượng thường khác biệt so với các phạm vi được công bố. Những người đang cân nhắc làm freelancer nên trò chuyện với những người trong lĩnh vực cụ thể thay vì chỉ dựa vào một con số công bố duy nhất.
Văn phòng không gian mở mang lại áp lực nhận thức. Nhiều thành viên nhóm tại Utrecht báo cáo việc cấu trúc ngày làm việc của họ xung quanh hai hoặc ba khối làm việc sâu được đan xen bởi thời gian cộng tác nhẹ nhàng hơn. Một số sử dụng mô hình buổi sáng yên tĩnh; những người khác luân phiên vào phòng yên tĩnh một hoặc hai lần một tuần; một vài người thay đổi giữa ngày làm việc tại văn phòng với làm việc tại không gian chung hoặc tại nhà để bảo vệ các khối làm việc tập trung dài hơn. Không có mô hình nào trong số này là duy nhất của Hà Lan, nhưng sự chấp nhận về văn hóa đối với thời gian tập trung rõ ràng thường cao hơn so với các văn phòng coi sự sẵn sàng thường xuyên là mặc định.
Cách bố trí chỗ ngồi và hình học họp đứng là những quy ước xã hội có thể học hỏi thông qua quan sát. Hợp đồng lao động, cư trú thuế, quy tắc 30 phần trăm nếu có, giấy phép lao động và phối hợp an sinh xã hội thì không. Những người chuyển đến Utrecht hoặc nhận công việc nhóm tại Hà Lan từ nước ngoài thường nên tham khảo ý kiến của cố vấn thuế Hà Lan, luật sư nhập cư hoặc nhà tuyển dụng có chuyên môn về Hà Lan cho các câu hỏi đó. Chúng tôi báo cáo về các chuẩn mực tại nơi làm việc; chúng tôi không cung cấp tư vấn pháp lý, thuế hoặc nhập cư.
Đối với độc giả so sánh các quy ước chỗ ngồi và cuộc họp giữa các khu vực, các bài báo liên quan của chúng tôi đề cập đến cách bố trí chỗ ngồi và nghi thức họp tại Ả Rập Xê Út, các động lực nhạy cảm về ngôn ngữ được khám phá trong phòng tránh lỗi văn bản tiếng Séc tại văn phòng ở Praha, và các mô hình phân cấp chính thức hơn được thảo luận trong các tín hiệu phù hợp quản lý tại doanh nghiệp Nhật Bản. Đối với các chủ đề phụ cận về sự tập trung và sức khỏe trong môi trường mở, hãy xem bài viết về ngăn ngừa kiệt sức và giấc ngủ, ánh sáng và nhận thức của chuyên gia tại Stockholm.
Cách bố trí nhóm Agile tại Utrecht không cố định. Kể từ khi chuyển sang làm việc hỗn hợp, một số nhà tuyển dụng lớn đã cấu hình lại sàn văn phòng để giảm mật độ bàn cố định, tăng số lượng phòng tập trung có thể đặt chỗ và thêm nhiều khu vực cộng tác hơn trên mỗi mét vuông. Các công ty quy mô nhỏ hơn đi theo hướng ngược lại, hợp nhất thành các cụm chặt chẽ hơn để khuyến khích những ngày làm việc trực tiếp. Các quy ước được mô tả ở đây phản ánh các mô hình được báo cáo rộng rãi trên toàn thành phố tại thời điểm viết bài; các văn phòng và nhóm cụ thể sẽ tiếp tục thích ứng. Hỏi, quan sát và điều chỉnh vẫn là những công cụ đáng tin cậy nhất cho một nhân viên mới.
Xuất bản bởi
Hướng dẫn dành cho phóng viên về các dấu hiệu hành vi mà các doanh nghiệp tầm trung tại Nhật Bản đánh giá trong mùa luân chuyển nhân sự mùa xuân. Bài viết đề cập đến các cuộc họp, phản hồi, sự đồng thuận và các khía cạnh văn hóa đằng sau đó.
Hướng dẫn dành cho chuyên gia quốc tế về hệ thống phân cấp chỗ ngồi, thứ tự chào hỏi và nhịp độ cuộc họp tại các phòng họp điều hành ở Ả Rập Xê Út.
Hướng dẫn dành cho cộng đồng người nước ngoài về giờ làm việc, quy định làm thêm giờ và các chuẩn mực nghỉ phép tại nơi làm việc chuyên nghiệp ở Áo.