Những điểm chính
- Không có một kiểu giao tiếp chung cho người Thụy Điển hay các đội ngũ công nghệ ở Stockholm. Hãy thống nhất với đội ngũ về cách đưa ra phản hồi, ra quyết định và chuyển vấn đề lên cấp có thẩm quyền.
- Hãy hỏi cuộc họp cần đưa ra quyết định gì, ai chịu trách nhiệm quyết định và quyết định sẽ được ghi lại như thế nào; đừng suy diễn rằng im lặng có nghĩa là đồng ý.
- Förankring có nghĩa gần như là tạo điểm tựa cho một đề xuất. Hãy xem đây là một thuật ngữ hữu ích chỉ việc tham vấn trước, chứ không phải quy trình chung mà mọi đội ngũ Thụy Điển đều tuân theo.
- Theo Đạo luật Nghỉ phép Hằng năm, người lao động thông thường có quyền nghỉ phép 25 ngày; người bắt đầu làm việc sau ngày 31 tháng 8 trong năm nghỉ phép đó chỉ có quyền nghỉ năm ngày. Trừ khi có thỏa thuận khác, ít nhất bốn tuần nghỉ liên tiếp diễn ra trong khoảng từ tháng 6 đến tháng 8, dù những lý do đặc biệt có thể cho phép bố trí kỳ nghỉ vào thời điểm khác. Điều đó không có nghĩa là mọi nơi làm việc đều đóng cửa vào mùa hè.
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm đối với các rủi ro trong môi trường làm việc, bao gồm các yếu tố về tổ chức và xã hội. Quan ngại về phân biệt đối xử và quan ngại chung tại nơi làm việc có thể được xử lý theo những quy trình khác nhau.
- Hãy đặt câu hỏi về cách đội ngũ thực sự làm việc để điều chỉnh cách giao tiếp, thay vì dựa vào định kiến về quốc gia.
Bắt đầu từ đội ngũ, không phải khuôn mẫu quốc gia
Người mới vào làm thường muốn biết phản hồi có thẳng thắn không, quyết định có được đưa ra bằng đồng thuận không và người quản lý có bao nhiêu thẩm quyền. Các khuôn khổ về văn hóa quốc gia có thể giúp so sánh ở mức khái quát, nhưng không thể cho bạn biết một đồng nghiệp hay công ty cụ thể hành xử ra sao. Nơi làm việc ở Stockholm cũng khác nhau tùy theo vị trí, lịch sử công ty, ngôn ngữ và thành phần đội ngũ. Hãy xem những ấn tượng ban đầu là giả thuyết cần kiểm chứng, chứ không phải quy tắc về đồng nghiệp Thụy Điển.
Những câu hỏi hữu ích thường rất cụ thể: Cuộc thảo luận này nhằm tìm hiểu các phương án hay cần đi đến quyết định? Ai đưa ra quyết định cuối cùng? Nên góp ý trong tài liệu, tại cuộc họp hay trong phần rà soát mã? Tôi nên nêu ý kiến bất đồng khi nào, và chúng ta ghi lại quyết định bằng cách nào? Những câu hỏi này giúp mọi người thấy rõ kỳ vọng mà không buộc ai phải hành xử theo một khuôn mẫu văn hóa.
Phản hồi và bất đồng về kỹ thuật
Phản hồi có thể thẳng thắn về một đề xuất mà vẫn tôn trọng người đưa ra đề xuất đó, nhưng sự phân biệt này không chỉ có ở Thụy Điển và cũng không phải lúc nào cũng đúng. Khi rà soát mã hoặc thảo luận thiết kế, hãy hỏi xem lời nhận xét nêu ra một trở ngại cần giải quyết, một lựa chọn theo sở thích cá nhân hay một câu hỏi. Nếu một ghi chú chưa rõ, hãy đề nghị đưa ra ví dụ hoặc gợi ý trao đổi ngắn. Khi đưa ra phản hồi, hãy mô tả tác động cụ thể, giải thích bằng chứng và nói rõ bạn cần câu trả lời hay bước tiếp theo nào.
Hãy sớm thống nhất các cách làm định kỳ: tần suất gặp riêng giữa bạn và người quản lý, phản hồi được đưa ra bằng văn bản hay lời nói, kỳ vọng về hiệu quả công việc được ghi lại như thế nào và cách nêu vấn đề khẩn cấp. Nếu bạn muốn nhận phản hồi rõ ràng, hãy nói ra và xin ví dụ. Nếu cần thời gian suy nghĩ về lời phê bình, hãy cho biết khi nào bạn sẽ phản hồi tiếp.
Cách đề xuất được trao đổi và quyết định được đưa ra
Từ tiếng Thụy Điển förankring có thể dịch gần đúng là “tạo điểm tựa”. Trong trao đổi tại nơi làm việc, từ này có thể chỉ việc thảo luận một đề xuất với những người chịu ảnh hưởng trước khi có quyết định chính thức, nhưng ý nghĩa và cách sử dụng khác nhau tùy tổ chức. Thay vì mặc định rằng có một quy trình đồng thuận ngầm, hãy hỏi cần tham vấn những ai, phần nào vẫn còn có thể góp ý và ai chịu trách nhiệm đưa ra quyết định.
Sự im lặng trong cuộc họp có thể mang nhiều ý nghĩa: người tham gia có thể đang suy nghĩ, chưa có cơ hội phát biểu, không đồng ý hoặc đơn giản là không có gì để bổ sung. Hãy hỏi trực tiếp. Một bản tóm tắt ngắn nêu quyết định, người phụ trách, các câu hỏi còn bỏ ngỏ và hạn chót sẽ hữu ích cho bất kỳ đội ngũ nào. Để so sánh với những bối cảnh khác, hãy xem các bài viết của chúng tôi về các cuộc họp và thứ bậc ở Bogotá và các cuộc phỏng vấn hội đồng có cấu trúc ở Seoul.
Lập kế hoạch dựa trên lịch nghỉ phép hằng năm
Đạo luật Nghỉ phép Hằng năm của Thụy Điển thông thường cho người lao động quyền nghỉ phép 25 ngày trong mỗi năm nghỉ phép. Nếu bắt đầu làm việc sau ngày 31 tháng 8 trong năm nghỉ phép đó, người lao động chỉ có quyền nghỉ năm ngày. Trừ khi có thỏa thuận khác, người lao động có quyền nghỉ ít nhất bốn tuần liên tiếp trong khoảng từ tháng 6 đến tháng 8; những lý do đặc biệt có thể cho phép bố trí kỳ nghỉ này vào thời điểm khác. Việc xếp lịch phải tuân theo yêu cầu tham vấn và các điều khoản của Đạo luật. Quyền nghỉ phép theo luật này không chứng tỏ rằng một công ty hay đội ngũ cụ thể sẽ không làm việc trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy hỏi người quản lý hoặc bộ phận nhân sự về lịch nghỉ của đội ngũ, người hỗ trợ trong quá trình hội nhập và hạn chót của các dự án.
Ngày nghỉ lễ được quy định trong luật, còn ngày nghỉ nối giữa kỳ nghỉ lễ và cuối tuần cùng việc đóng cửa vào mùa hè phụ thuộc vào người sử dụng lao động, thỏa ước lao động tập thể và lịch làm việc của từng người. Bắt đầu làm việc vào cuối mùa xuân có thể trùng với ngày nghỉ lễ hoặc kỳ nghỉ của đồng nghiệp, nhưng tác động thực tế sẽ khác nhau. Hãy xác nhận lịch họp trong tháng đầu tiên và việc bạn có thể liên hệ một đồng nghiệp hướng dẫn trước khi bắt đầu. Hướng dẫn của chúng tôi về tập quán làm việc giữa năm ở Taipei đưa ra một góc nhìn khác về việc lập kế hoạch theo lịch làm việc mang tính mùa vụ.
Giao tiếp hiệu quả hằng ngày
Cuộc họp
Hãy xin chương trình họp khi cần và làm rõ cuộc họp nhằm cung cấp thông tin, thảo luận hay đưa ra quyết định. Nếu nhiều người cần đóng góp, hãy chủ động mời họ nêu ý kiến và dành thời gian để họ trả lời. Gửi bản tóm tắt ngắn bằng văn bản khi các quyết định ảnh hưởng đến phạm vi công việc, trách nhiệm hoặc thời hạn. Đừng xem một khoảng lặng, việc gọi nhau bằng tên riêng hay giọng điệu thân mật là bằng chứng rằng không có thứ bậc hoặc trách nhiệm giải trình.
Kênh trao đổi bằng văn bản và rà soát mã
Hãy đưa ra nhận xét cụ thể và có thể thực hiện được. Phân biệt những thay đổi bắt buộc với các đề xuất, đồng thời giải thích lý do khi điều đó chưa rõ. Khi việc trao đổi bằng văn bản trở nên khó diễn giải, hãy đề nghị trò chuyện thay vì dùng giọng điệu căng thẳng hơn. Các đội ngũ có thành viên sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau có thể thấy hướng dẫn của chúng tôi về cách tránh hiểu lầm trong đội ngũ đa ngôn ngữ hữu ích.
Trao đổi riêng và phát triển nghề nghiệp
Hãy hỏi tổ chức quản lý mục tiêu, khối lượng công việc, phản hồi về hiệu quả làm việc và các cuộc trao đổi về phát triển nghề nghiệp như thế nào. Tự ghi chép các mục tiêu đã thống nhất và những việc cần tiếp tục thực hiện. Nếu kỳ vọng thay đổi, hãy xin ví dụ và bản tóm tắt bằng văn bản để bạn và người quản lý hiểu giống nhau.
Giao tiếp thân mật và ngôn ngữ
Trò chuyện thân mật có thể giúp đồng nghiệp xây dựng quan hệ, nhưng không có một nghi thức giao tiếp nào luôn giúp bạn tạo ảnh hưởng hoặc được hòa nhập. Hãy hỏi đội ngũ chia sẻ quyết định như thế nào và bảo đảm thông tin liên quan có sẵn bằng ngôn ngữ bạn có thể sử dụng. Nếu rào cản ngôn ngữ hoặc tiếp cận thông tin lặp lại nhiều lần và ảnh hưởng đến công việc, hãy trao đổi với người quản lý về tác động cụ thể.
Khi một vấn đề không chỉ là khác biệt trong giao tiếp
Một hiểu lầm có thể được cải thiện khi kỳ vọng được làm rõ. Tình trạng bị gạt ra ngoài kéo dài, tiêu chí vẫn không rõ dù đã nhiều lần yêu cầu giải thích, điều kiện làm việc không an toàn hoặc những lời nhận xét liên quan đến một đặc điểm được pháp luật bảo vệ đều cần được xem xét đúng với bản chất của chúng; không nên gạt đi vì cho rằng đó là khác biệt văn hóa. Hãy ghi chép các sự việc khách quan và sử dụng kênh báo cáo của người sử dụng lao động, trao đổi với công đoàn hoặc đại diện người lao động nếu phù hợp, hoặc liên hệ cơ quan công quyền có thẩm quyền.
Cơ quan Môi trường Làm việc Thụy Điển mô tả môi trường làm việc là bao gồm các yếu tố kỹ thuật, thể chất, tổ chức, xã hội và nội dung công việc, đồng thời giải thích nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong việc phòng ngừa tình trạng sức khỏe kém và tai nạn. Thanh tra Bình đẳng xử lý các vấn đề thuộc phạm vi luật chống phân biệt đối xử. Các cơ quan này có phạm vi trách nhiệm khác nhau, và kênh phù hợp phụ thuộc vào tình tiết cụ thể. Bài viết này cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý; hãy tìm tư vấn từ người có chuyên môn cho từng trường hợp cụ thể.
Danh sách việc cần làm trong tháng đầu tiên
- Hỏi ai chịu trách nhiệm đưa ra quyết định và các quyết định được ghi lại như thế nào.
- Thống nhất với người quản lý về cách thức và thời điểm bạn sẽ nhận phản hồi.
- Làm rõ cần tham vấn những bên liên quan nào trước khi chốt đề xuất.
- Xác nhận ngày nghỉ của đội ngũ, người hỗ trợ trong quá trình hội nhập và các hạn chót quan trọng trong mùa hè.
- Dùng ví dụ cụ thể khi nêu mối quan ngại và thống nhất ngày trao đổi tiếp.
Để tìm hiểu thêm các góc nhìn liên quan, hãy đọc bài so sánh của chúng tôi về quy ước viết thư xin việc ở Frankfurt và bài viết về tuyển dụng giữa năm ở Antwerp.
Bài viết này cung cấp thông tin chung về nơi làm việc, không phải tư vấn cá nhân về nghề nghiệp, pháp luật, nhập cư hoặc việc làm. Hãy xác minh các quy định và cách sắp xếp hiện hành với người sử dụng lao động và các nguồn chính thức.
