Những điểm chính
- Đừng dựa vào quốc tịch, một khuôn khổ văn hóa hay sự im lặng trong cuộc họp để kết luận một đồng nghiệp đang nghĩ gì. Hãy hỏi, quan sát và xác nhận.
- Cách chào hỏi, xưng hô và tiến hành cuộc họp là những thông lệ của nhóm. Nếu bạn mới đến, hãy hỏi người đón tiếp tại địa phương xem nhóm cụ thể này muốn bắt đầu cuộc gặp và xưng hô với nhau như thế nào.
- Sự im lặng có thể mang nhiều ý nghĩa: người ta có thể cần thời gian suy nghĩ, chưa chắc chắn, không đồng ý, gặp khó khăn về ngôn ngữ hoặc đơn giản là không có thêm ý kiến. Hãy kiểm tra xem mọi người đã hiểu rõ chưa thay vì coi im lặng là đồng ý.
- Tạo điều kiện để mọi người nêu mối lo ngại qua nhiều kênh, gồm ý kiến bằng văn bản, thảo luận trong nhóm nhỏ và trao đổi riêng sau đó.
- Quan hệ báo cáo không rõ ràng, phân biệt đối xử, trả đũa, quấy rối hoặc thắc mắc về hợp đồng không thể được giải quyết chỉ bằng cách điều chỉnh giọng điệu. Hãy sử dụng quy trình tại nơi làm việc và tìm sự hỗ trợ từ chuyên gia có chuyên môn tại địa phương.
Bắt đầu từ chính nhóm đang làm việc với bạn
Người quản lý mới đến Bogota, cũng như đến bất kỳ thành phố nào khác, có thể gặp những cách chào hỏi, chức danh, cách luân phiên phát biểu và quy trình ra quyết định chưa quen thuộc. Những điều này khác nhau tùy người sử dụng lao động, nhóm, vai trò, từng người và từng tình huống. Điểm khởi đầu hữu ích là sự tò mò thay vì một khuôn mẫu theo quốc gia: hãy hỏi người hỗ trợ bạn cách tổ chức cuộc họp, cách ghi nhận quyết định, những ai cần được tham vấn và mọi người muốn nhận phản hồi theo cách nào.
Trước cuộc họp đầu tiên, bạn có thể hỏi: “Ở đây mọi người thường tự giới thiệu như thế nào?” “Tôi nên mời những ai tham gia quyết định này?” “Gửi trước các câu hỏi có hữu ích không?” Bạn cũng nên giải thích thói quen của mình, nhất là nếu bạn thường vừa suy nghĩ vừa nói, thích trao đổi tiếp bằng văn bản hoặc mong mọi người nêu ý kiến phản biện ngay trong cuộc họp.
Để so sánh 2 môi trường nghề nghiệp song ngữ khác nhau, hãy xem hướng dẫn về San Juan và Miami này. Tài liệu có thể cung cấp bối cảnh để đặt câu hỏi, nhưng không phải là bằng chứng về bất kỳ văn phòng cụ thể nào ở Bogota.
Cách chào hỏi và xưng hô
Đừng cho rằng mọi nơi làm việc ở Bogota đều có cùng thứ tự chào hỏi, cử chỉ tiếp xúc hay mức độ trang trọng. Khi đến cùng người đón tiếp, hãy theo cách họ giới thiệu bạn và quan sát cách các đồng nghiệp xưng hô với nhau. Nếu chưa chắc chắn, chào bằng lời và đề nghị bắt tay mà không gây áp lực là những cách khởi đầu hợp lý; hãy để người kia quyết định mức độ tiếp xúc cơ thể.
Hãy hỏi mọi người muốn được xưng hô như thế nào, nhất là khi chức danh, tên riêng hoặc đại từ xưng hô trang trọng có thể quan trọng. Trong tiếng Tây Ban Nha, bạn có thể dùng cách xưng hô mà đồng nghiệp dùng với bạn, hoặc lịch sự hỏi họ thích cách nào. Đừng suy đoán chức danh của một người từ tuổi tác, vai trò hay ngoại hình. Mục tiêu thực tế là thể hiện sự tôn trọng và rõ ràng, chứ không phải bắt chước hoàn hảo.
Để tham khảo một bối cảnh khác có thảo luận về cách xưng hô, hãy xem hướng dẫn về nơi làm việc ở Seoul này. Hai bối cảnh khác nhau; hãy dùng tài liệu đó để gợi ra câu hỏi cần hỏi tại địa phương, thay vì xem là khuôn mẫu để làm theo.
Cuộc họp: tạo chỗ cho nhiều cách phản hồi
Một câu hỏi như “Có ai lo ngại điều gì không?” không bảo đảm rằng tất cả mọi người đã có thời gian hoặc cảm thấy sẵn sàng trả lời. Chỉ một khoảng lặng không cho biết đồng nghiệp đồng ý, không đồng ý, cần thêm bối cảnh, đang dịch trong đầu hay không có gì để bổ sung. Hãy thử đặt câu hỏi cụ thể hơn, cho mọi người thời gian suy nghĩ và mời họ gửi ý kiến bằng văn bản sau cuộc họp.
Với những quyết định quan trọng, hãy gửi trước đề xuất và nêu rõ quyết định cần đưa ra. Trong lúc thảo luận, hãy tách giai đoạn đề xuất ý tưởng khỏi giai đoạn phê duyệt cuối cùng, nêu rõ ai chịu trách nhiệm đưa ra quyết định và tóm tắt những vấn đề còn bỏ ngỏ. Sau đó, trao đổi tiếp với người phụ trách từng việc và thời hạn hoàn thành, rồi hỏi trực tiếp liệu có ai nhận thấy rủi ro mà bạn đã bỏ sót không. Nếu ai đó nêu mối lo ngại riêng với bạn, hãy hỏi họ có muốn đưa vấn đề vào cuộc thảo luận chung không và muốn đưa ra theo cách nào.
Đây là những phương án để thử cùng nhóm, không phải khẳng định rằng một cách tổ chức nào đó hiệu quả nhất ở Bogota. Hãy hỏi những người tham gia điều gì giúp họ dễ nêu ý kiến trái chiều, đóng góp và ghi nhận quyết định hơn.
Email, phản hồi và môi trường dịch vụ chung
Thông điệp bằng văn bản có thể bị hiểu sai khi mọi người có kỳ vọng khác nhau về lời chào, độ ngắn gọn, mức độ khẩn cấp hoặc cách diễn đạt yêu cầu trực tiếp đến đâu. Hãy nêu rõ hành động cần thực hiện, người phụ trách và thời hạn, đồng thời giữ giọng điệu lịch sự. Với phản hồi nhạy cảm, hãy hỏi người nhận muốn trao đổi riêng, nhận nhận xét bằng văn bản hay kết hợp cả 2. Sau đó, tóm tắt những việc đã thống nhất và mời họ đính chính nếu cần.
Trong nhóm dịch vụ chung, hãy hỏi những mức dịch vụ, tuyến chuyển cấp xử lý và bước phê duyệt nào đã được tổ chức quy định. Hãy phân biệt vấn đề về quy trình với sở thích cá nhân: ghi lại luồng công việc, kiểm tra xem trách nhiệm có chồng chéo không và báo những điểm còn thiếu cho người quản lý liên quan. Để tìm hiểu một bối cảnh riêng về tuyển dụng dịch vụ chung tại Bogota, hãy xem hướng dẫn này; tài liệu đó không mô tả cách mọi người ứng xử với nhau trong mọi nhóm.
Để tham khảo thêm một trường hợp so sánh về dịch vụ chung đa ngôn ngữ, hãy xem các câu hỏi thường gặp về Warsaw này. Hãy dùng các so sánh để gợi ra câu hỏi, thay vì mang kỳ vọng từ văn phòng này sang văn phòng khác.
Một trường hợp so sánh riêng với các cuộc phỏng vấn hội đồng ở Seoul có thể gợi ra những câu hỏi hữu ích để chuẩn bị, nhưng không xác định một nhóm ở Bogota sẽ hành xử như thế nào.
Thận trọng khi dùng các khuôn khổ văn hóa
Sách và các khuôn khổ có thể cung cấp thuật ngữ để thảo luận về giao tiếp, phản hồi hoặc ra quyết định, nhưng chúng không cho bạn biết một người thực sự muốn nói gì. Hướng dẫn của Geert và Gert Jan Hofstede đặc biệt lưu ý không áp dụng điểm số theo các chiều văn hóa cấp quốc gia cho từng cá nhân. Cách dùng thận trọng nhất là biến khuôn khổ thành một câu hỏi mang tính thăm dò: “Liệu điều tôi vừa quan sát có thể có cách giải thích khác không?” Sau đó, hãy kiểm tra cách giải thích ấy với những người liên quan.
Đừng xem một khoảng lặng, cách nói gián tiếp, lời chào hay ý kiến bất đồng là bằng chứng về một đặc điểm dân tộc. Hãy cân nhắc những cách giải thích khác như thẩm quyền theo vai trò, cách thiết kế cuộc họp, khối lượng công việc, mức độ thành thạo ngôn ngữ, kinh nghiệm trước đây, chính sách của tổ chức hoặc sở thích cá nhân. Nếu cách hiểu ban đầu của bạn có ảnh hưởng đến quyết định, hãy đặt câu hỏi tiếp một cách trung lập và lắng nghe câu trả lời.
Điều chỉnh cách làm mà không cần giả vờ
Bạn có thể nói rõ các tiêu chuẩn của mình, đồng thời cởi mở tìm hiểu nhóm muốn làm việc như thế nào. Hãy giải thích cách bạn đưa ra phản hồi, mời đồng nghiệp báo khi thông điệp của bạn chưa rõ và hỏi ý kiến họ về cách tổ chức cuộc họp. Tránh những cử chỉ gượng ép, câu nói về văn hóa được học thuộc hoặc tuyên bố rằng bạn hiểu chuẩn mực của cả một quốc gia. Những câu hỏi chân thành, tôn trọng hữu ích hơn việc diễn theo một khuôn mẫu rập khuôn.
Khi cuộc thảo luận trở nên khó khăn, hãy mô tả vấn đề công việc và tác động của nó thay vì gán ý định cho người khác. Ví dụ: “Việc bàn giao thiếu 2 mục, nên ca tiếp theo không thể hoàn tất bước kiểm tra. Chúng ta nên thay đổi quy trình như thế nào?” Cách nói này tạo cơ hội để người kia giải thích chuyện đã xảy ra và để cả nhóm thống nhất một cách khắc phục thực tế.
Nhận biết khi vấn đề không chỉ là khác biệt trong giao tiếp
Tình trạng kéo dài mà trong đó thẩm quyền không rõ ràng, đối xử bất bình đẳng, trả đũa, quấy rối, chỉ dẫn không an toàn hoặc tranh chấp về giờ làm và điều khoản hợp đồng có thể cần hành động theo thủ tục chính thức. Đừng gạt những lo ngại này đi bằng cách quy chúng cho văn hóa địa phương hoặc yêu cầu nhân viên giải quyết bằng cách thay đổi tính cách. Hãy ghi lại các sự việc liên quan, tham khảo kênh xử lý phù hợp tại nơi làm việc và tìm lời khuyên từ chuyên gia có chuyên môn tại địa phương.
Bộ Tư pháp Colombia mô tả những con đường có thể áp dụng để khiếu nại về acoso laboral (quấy rối tại nơi làm việc), gồm ủy ban convivencia của người sử dụng lao động và thanh tra lao động. Khiếu nại về quấy rối tình dục theo một quy trình riêng: các quy định năm 2025 nêu rằng ủy ban không có thẩm quyền và yêu cầu người sử dụng lao động thiết lập quy trình tiếp nhận khiếu nại và đưa ra các biện pháp, vì vậy hãy tham khảo hướng dẫn chính thức hiện hành và một chuyên gia có chuyên môn tại Colombia. Bài viết này không thể xác định một hành vi có đáp ứng định nghĩa pháp lý hay không.
Danh sách việc cần làm trong tháng đầu tiên
- Hỏi người hỗ trợ bạn tại địa phương về cách giới thiệu, tên gọi và cách xưng hô.
- Xác nhận ai chịu trách nhiệm đưa ra quyết định, ai cần được tham vấn và quyết định được ghi nhận như thế nào.
- Thử nhiều cách thu thập phản hồi: thảo luận trực tiếp, nhận ý kiến bằng văn bản và trao đổi riêng từng người sau đó.
- Nêu rõ cách giao tiếp bạn ưa dùng và mời đồng nghiệp cho biết điều gì đang hiệu quả hoặc chưa hiệu quả.
- Kiểm tra khối lượng công việc, quan hệ báo cáo và quy trình bằng văn bản trước khi quy một vấn đề cho “văn hóa”.
- Sử dụng quy trình chính thức tại nơi làm việc đối với các lo ngại về quyền lợi, an toàn hoặc hành vi ứng xử.
Để đọc thêm tài liệu theo từng quốc gia, hãy khám phá bộ sưu tập hướng dẫn theo quốc gia. Hãy xem mỗi hướng dẫn là điểm khởi đầu để đặt câu hỏi có cơ sở, chứ không phải dự báo về cách một đồng nghiệp cụ thể sẽ hành động.
Bài viết này đưa ra gợi ý chung về giao tiếp, không phải lời khuyên pháp lý, việc làm hoặc nhập cư dành riêng cho từng cá nhân. Hãy kiểm chứng các vấn đề về quyền tại nơi làm việc bằng nguồn chính thức hiện hành và chuyên gia có chuyên môn.
