Điểm chính
- Aperitivo là một dịp giao lưu và dùng bữa quen thuộc ở Ý, nhưng không có một bộ quy tắc kết nối nghề nghiệp duy nhất được mọi công ty tại Rome chia sẻ.
- Hãy sử dụng các khung văn hóa như gợi ý để nuôi dưỡng sự tò mò, không phải như dự đoán về một đồng nghiệp hoặc khách hàng cụ thể.
- Khi lời mời mang tính không chính thức, hãy thân thiện xác nhận thời gian, địa điểm, mục đích và mọi bước tiếp theo.
- Việc tiếp khách chuyên nghiệp vẫn đòi hỏi chú ý đến chính sách công ty, nhu cầu hỗ trợ cho người khuyết tật, lựa chọn cá nhân về việc có uống đồ có cồn hay không và kỳ vọng về thời gian làm việc.
- Tháng 8 và các ngày nghỉ lễ địa phương có thể ảnh hưởng đến lịch cá nhân, nhưng không chứng minh rằng một đội nhóm hoặc lĩnh vực cụ thể đã tạm dừng hoạt động.
Aperitivo trong bối cảnh nghề nghiệp
Aperitivo nhìn chung chỉ một loại đồ uống dùng trước bữa ăn; trong cách dùng của Ý, thuật ngữ này cũng bao gồm đồ uống ít cồn và không cồn. Cổng thông tin du lịch của Ý mô tả đây là một dịp giao lưu thường diễn ra trước bữa tối, trong khi trang du lịch của Rome xếp aperitivo vào các hoạt động buổi tối của thành phố. Những nguồn này mô tả việc ăn uống và giải trí công cộng, không phải quy tắc về cách các công ty luật, kế toán, tư vấn hoặc nhóm cố vấn kết nối. Sự phân biệt này rất quan trọng: aperitivo có thể là nơi dễ chịu để gặp đồng nghiệp hoặc khách hàng, nhưng ý nghĩa của nó phụ thuộc vào những người tham gia và tổ chức liên quan.
Với người mới đến Rome, câu hỏi hữu ích không phải là mọi lời mời có tuân theo một kịch bản cấp quốc gia hay không. Đó là người chủ trì, đội nhóm và mối quan hệ này thích gặp nhau như thế nào. Hãy hỏi buổi gặp mang tính xã hội, liên quan đến công việc hay kết hợp cả hai; có những ai khác tham gia; và có chủ đề nào cần chuẩn bị hay không. Một lời xác nhận ngắn có thể giúp bạn dễ dàng nhận lời một kế hoạch không chính thức mà không biến nó thành một cuộc họp chính thức.
Để so sánh với các buổi gặp gỡ nghề nghiệp khác, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về nghi thức kết nối tại các buổi gặp gỡ công nghệ ở Lisbon và Porto và phản hồi trực tiếp cùng các đội nhóm phân cấp phẳng trong lĩnh vực công nghệ tại Stockholm. Mỗi nơi làm việc có thói quen riêng, vì vậy hãy coi những so sánh giữa các thành phố là điểm khởi đầu cho các câu hỏi.
Sử dụng thận trọng các mô hình văn hóa
The Culture Map của Erin Meyer sắp xếp các quan sát kinh doanh liên văn hóa theo những chiều như niềm tin dựa trên mối quan hệ và dựa trên nhiệm vụ, phản hồi và việc lên lịch. Tác giả của mô hình này cũng cung cấp các công cụ để so sánh sở thích làm việc của một người với bản đồ quốc gia và đội nhóm. Fons Trompenaars và Charles Hampden-Turner mô tả một khung khác, bao gồm chủ nghĩa phổ quát và chủ nghĩa đặc thù cùng nhiều chiều khác. Những mô hình này có thể giúp mọi người gọi tên các khác biệt có thể xảy ra, nhưng không xác định cách một đồng nghiệp cụ thể tại Rome sẽ cư xử trong một buổi aperitivo.
Hướng dẫn của chính Hofstede nêu rõ rằng điểm số văn hóa quốc gia dùng để so sánh các quốc gia và không nên được dùng để chấm điểm cá nhân. Cùng sự thận trọng đó cũng hữu ích với bất kỳ khung quốc gia nào: một nhãn khái niệm không thể cho bạn biết một người cụ thể thích phản hồi trực tiếp, lời mời trang trọng, chương trình nghị sự bằng văn bản hay cuộc trò chuyện không chính thức. Để phát triển trong thực tế, Cultural Intelligence Center mô tả bốn năng lực: động lực, kiến thức, chiến lược và hành động. Nói theo cách thường ngày, hãy giữ sự tò mò, tìm hiểu bối cảnh, lên kế hoạch kiểm tra các giả định của mình và điều chỉnh hành vi khi người kia cung cấp thông tin mới.
Hãy dùng những mô hình đó như các giả thuyết cần kiểm chứng, rồi cập nhật chúng dựa trên những người và nơi làm việc trước mắt bạn. Một bản tường thuật hữu ích về một tương tác sẽ tách điều bạn quan sát được khỏi điều bạn suy luận. Ví dụ, “chúng ta chưa thống nhất thời gian cho cuộc họp tiếp theo” là một quan sát; “họ không quan tâm” chỉ là một cách giải thích có thể có.
Lời mời, thời điểm và cuộc trò chuyện
Xác nhận một lời mời không chính thức
Nếu lời mời không có mục lịch, hãy hỏi những chi tiết bạn cần: “Nghe hay đấy. Tôi nên đến lúc mấy giờ và địa điểm nào?” Nếu lịch của bạn kín, hãy nói rõ giới hạn và đề xuất phương án khác. Bạn không cần tham dự mọi lời mời giao lưu để thể hiện sự quan tâm; một câu trả lời ấm áp và một lần kết nối cụ thể sau đó có thể cho thấy rõ thời gian bạn có thể tham gia.
Nếu bạn là người chủ trì, hãy khiến lời mời dễ thực hiện. Nêu rõ thời gian, địa điểm, người được mời và liệu buổi gặp có liên quan đến một chủ đề công việc hay không. Khi phù hợp, hãy hỏi riêng về các hỗ trợ cần thiết để người khuyết tật có thể tham gia, yêu cầu ăn uống hoặc các nhu cầu thực tế khác. Những bước đơn giản này giúp đồng nghiệp tham gia mà không phải tự giải mã những kỳ vọng không được nói ra.
Để mục đích dần rõ ràng, rồi giao tiếp cụ thể
Không có quy tắc phổ quát nào quy định công việc phải chờ đến cuối buổi aperitivo, hay phải là chủ đề đầu tiên. Hãy theo định hướng của người chủ trì và đọc mục đích của lời mời. Nếu cần nêu một vấn đề công việc, hãy hỏi liệu bây giờ có phải thời điểm phù hợp không hoặc đề nghị sắp xếp một cuộc họp riêng. Nếu một quyết định hoặc cam kết quan trọng được thảo luận một cách thân mật, hãy xác nhận lại sau đó qua kênh làm việc thông thường.
Một lời nhắn bằng văn bản ngắn gọn có thể ghi lại các hành động đã thống nhất, người phụ trách và thời hạn. Nó cũng có thể phân biệt ý tưởng còn đang cân nhắc với một quyết định. Hãy diễn đạt như một công cụ giúp cùng ghi nhớ, thay vì một phép thử về độ đáng tin cậy của ai đó: “Cảm ơn anh/chị về cuộc trò chuyện. Tôi đã ghi lại các bước tiếp theo này; vui lòng sửa giúp nếu tôi bỏ sót điều gì.”
Cách xưng hô, ngôn ngữ và phản hồi
Khi không chắc nên giữ mức độ trang trọng nào, hãy bắt đầu lịch sự và bắt chước lựa chọn của người kia. Bạn có thể hỏi họ muốn được xưng hô như thế nào, đặc biệt khi chưa rõ về tên, chức danh nghề nghiệp hoặc việc lựa chọn giữa Lei và tu. Tương tự, đừng cho rằng một khoảng lặng, câu trả lời ngắn hoặc việc chuyển chủ đề mang một thông điệp cụ thể. Khi vấn đề quan trọng, hãy hỏi tiếp một câu trung lập.
Nếu muốn nhận phản hồi, hãy yêu cầu trực tiếp và đặt câu hỏi cụ thể: “Bạn sẽ thay đổi khuyến nghị hay chỉ rút ngắn phần giải thích?” Nếu đưa ra phản hồi, hãy trình bày vấn đề và mục đích một cách tôn trọng. Một mô hình như chiều Evaluating của Meyer có thể giúp bạn suy nghĩ về mức độ trực tiếp, nhưng không xác lập một phong cách giao tiếp Ý cố định.
Tiếp khách, đồ uống có cồn và hòa nhập
Trước khi sắp xếp một buổi gặp khách hàng, hãy kiểm tra chính sách của người sử dụng lao động về tiếp khách, quà tặng, chi phí và xung đột lợi ích. Một tập quán xã hội địa phương không thay thế các quy định bằng văn bản của tổ chức hoặc yêu cầu tuân thủ riêng của khách hàng. Hãy giữ chi phí tương xứng với mục đích, tuân thủ quy trình phê duyệt và hoàn ứng, đồng thời hỏi người phụ trách tuân thủ nếu tình huống chưa rõ.
Aperitivo không bắt buộc phải chọn đồ uống có cồn. Treccani ghi nhận rằng thuật ngữ này cũng được dùng cho đồ uống ít cồn và không cồn. Nếu không uống rượu, hãy gọi món bạn thích mà không cần giải thích. Nếu là người chủ trì, hãy nói rõ các lựa chọn và đừng gây áp lực buộc ai đó uống. Hãy chọn địa điểm và lịch trình phù hợp với nhóm được mời, bao gồm người có trách nhiệm chăm sóc người khác, người khuyết tật, người có nghĩa vụ tôn giáo, người có nhu cầu sức khỏe hoặc người phải di chuyển quãng đường dài.
Việc tham dự ngoài giờ không nên trở thành điều kiện ngầm để được giao việc, tiếp cận khách hàng hoặc thăng tiến. Nếu việc tham dự được kỳ vọng như một phần công việc, hãy hỏi người sử dụng lao động xem việc đó nên được xử lý như thế nào theo hợp đồng, thỏa ước lao động tập thể áp dụng và chính sách nội bộ. Bộ Lao động Ý tóm tắt các quy định về thời gian làm việc và lưu ý vai trò của các thỏa ước tập thể; từng trường hợp cần được tư vấn bởi người sử dụng lao động, chuyên gia lao động đủ trình độ hoặc cơ quan có thẩm quyền liên quan. Đừng cho rằng mọi buổi gặp không chính thức đều là thời gian làm việc hoặc mọi sự kiện đều hoàn toàn mang tính xã hội.
Lịch giữa năm và Ferragosto
Thông tin công cộng của Ý liệt kê ngày 15 tháng 8, Ferragosto, là ngày nghỉ lễ quốc gia và ngày 29 tháng 6, ngày lễ các Thánh Peter và Paul, là ngày lễ vị thánh bảo trợ địa phương của Rome. Những ngày này hữu ích khi đề xuất một sự kiện hoặc đặt thời hạn. Chúng không xác lập rằng mọi công ty dịch vụ chuyên nghiệp đều đóng cửa trong cùng một khoảng thời gian, hoặc một phản hồi chậm có nghĩa là thiếu quan tâm. Hãy kiểm tra khả năng sẵn sàng của đúng những người bạn cần và thống nhất ngày liên hệ tiếp theo thực tế.
Đối với một lần chuyển nơi ở hoặc dự án giữa năm, hãy lập kế hoạch dựa trên khả năng sẵn sàng đã được xác nhận thay vì câu chuyện khái quát về hoạt động kinh doanh mùa hè. Nếu thời hạn rơi gần ngày nghỉ lễ, hãy hỏi sớm liệu đối tác, người thẩm định hoặc cơ quan công quyền của bạn có làm việc hay không. Hãy xem thêm nội dung liên quan của chúng tôi về tập quán làm việc giữa năm tại Taipei và chu kỳ làm việc giữa mùa hè tại Oslo để có các so sánh khác tập trung vào lịch.
Khi vấn đề mang tính cơ cấu
Không phải mọi tương tác khó chịu ngoài giờ đều là hiểu lầm văn hóa. Việc liên tục bị loại khỏi cơ hội công việc, bị gây áp lực uống rượu, quấy rối, trả đũa hoặc bị kỳ vọng tham dự các sự kiện mà không được trả công hay bồi hoàn cho thời gian tham dự là những lý do để tham khảo chính sách nơi làm việc và kênh báo cáo phù hợp. Hãy mô tả hành vi cụ thể và tác động của nó, đồng thời tìm tư vấn phù hợp từ chuyên gia đủ trình độ khi cần. Không nên dùng khung văn hóa để bào chữa cho hành vi vi phạm chính sách, nghĩa vụ nghề nghiệp hoặc pháp luật hiện hành.
Các tổ chức có thể giảm sự mơ hồ bằng cách cung cấp những cách thức xây dựng quan hệ công việc vào ban ngày và từ xa, khiến việc tham dự thực sự là tùy chọn khi phù hợp, nêu rõ quy tắc tiếp khách và ghi lại các quyết định công việc qua các kênh thông thường. Những thực hành này giúp kết nối xã hội bổ trợ cho công việc thay vì trở thành một yêu cầu ẩn.
Bảng kiểm thực tế
- Trước khi nhận lời: xác nhận mục đích, thời gian, địa điểm, người tham dự và thời lượng dự kiến.
- Tại buổi gặp: theo định hướng của người chủ trì, hỏi trước khi chuyển sang chủ đề công việc và chọn bất kỳ loại đồ uống nào bạn thích.
- Đối với các quyết định: tách cuộc thảo luận không chính thức khỏi các cam kết và xác nhận bằng văn bản những hành động đã thống nhất.
- Khi chủ trì: kiểm tra yêu cầu hỗ trợ cho người khuyết tật, chính sách tiếp khách, chi phí và xung đột lợi ích.
- Với các tín hiệu chưa rõ: mô tả điều đã xảy ra, cân nhắc nhiều hơn một cách giải thích và hỏi tiếp một câu rõ ràng.
- Với các sự kiện bắt buộc hoặc đáng lo ngại: tham khảo hợp đồng, thỏa ước lao động tập thể, chính sách nơi làm việc hoặc chuyên gia đủ trình độ.
Năng lực liên văn hóa phát triển nhờ sự chú ý và suy ngẫm, không phải bằng cách ghi nhớ một kịch bản. Cách đáng tin cậy nhất ở Rome, cũng như ở những nơi khác, là luôn tò mò về những con người và nơi làm việc thực tế liên quan. Để xem thêm các ví dụ về cách một tổ chức hoặc nơi làm việc tương tác với địa điểm, hãy xem hướng dẫn quốc gia của chúng tôi, các chuẩn mực kiểm toán tại các nhà máy ở Suzhou và Shenzhen và những khoảng cách kỳ vọng từ Big Four đến các văn phòng gia đình tại Ả Rập Xê Út.
Bài viết này cung cấp thông tin chung về nghề nghiệp và nơi làm việc, không phải tư vấn việc làm, pháp lý hoặc tuân thủ dành riêng cho từng cá nhân. Hãy xác minh các yêu cầu hiện hành tại nơi làm việc với người sử dụng lao động, cơ quan có thẩm quyền hoặc chuyên gia đủ trình độ liên quan.
