Hướng dẫn dành cho chuyên gia về thứ tự chỗ ngồi, quy trình họp và hệ thống phân cấp ngầm tại các tập đoàn gia đình ở Jakarta. Các quan sát thực tế cho nhân sự quốc tế khi thích nghi với văn hóa phòng họp tại Indonesia.
Tại nhiều tập đoàn gia đình ở Jakarta, phòng họp là một nơi truyền tải thẩm quyền thầm lặng. Một chiếc bàn gỗ tếch dài, hàng ghế tựa cao và một chiếc ghế bành duy nhất hơi nghiêng về phía căn phòng có thể mang nhiều thông tin hơn cả chương trình nghị sự được in sẵn. Các nhân sự quốc tế đến từ các nền văn hóa doanh nghiệp phẳng hơn, đặc biệt là từ các khu vực Bắc Âu hoặc Bắc Mỹ, thường báo cáo rằng họ đã đánh giá thấp mức độ quan trọng mà các đồng nghiệp Indonesia đặt vào vị trí vật lý, thứ tự bước vào và các nghi thức nhỏ xung quanh việc phục vụ trà và nước.
Các tập đoàn gia đình ở Jakarta thường hoạt động như các cấu trúc nắm giữ chuyên nghiệp với các giám đốc điều hành không thuộc gia đình điều hành các công ty vận hành, trong khi người sáng lập, vợ hoặc chồng của người sáng lập hoặc người đứng đầu thế hệ thứ hai vẫn giữ thẩm quyền mang tính biểu tượng và chiến lược. Cấu trúc kép đó thường xuất hiện trong các cuộc họp: một bộ tài liệu thuyết trình có thể bóng bẩy và mang tính toàn cầu, trong khi chính căn phòng lại tuân theo các quy ước lâu đời về việc ai ngồi đâu, ai phát biểu trước và ai được mong đợi phải nhường nhịn.
Những người quan sát văn hóa kinh doanh Indonesia thường lưu ý ba dấu hiệu nhanh báo hiệu thâm niên trước khi cuộc họp bắt đầu:
Nhân sự mới thường được liên hệ tiếp nhận của họ khuyên nên bước vào phòng, chào người cấp cao nhất trước, sau đó chờ được chỉ định chỗ ngồi thay vì tự chọn. Việc với tay lấy ghế trước khi chủ nhà ra hiệu có thể bị coi là thiếu khiêm tốn, đặc biệt là trong các nhóm gia đình lâu đời, nơi thế hệ thứ hai và thứ ba vẫn tuân thủ các ưu tiên của người sáng lập.
Các danh xưng tôn trọng Bapak (thường viết tắt là Pak) cho nam giới và Ibu (Bu) cho phụ nữ được sử dụng rộng rãi trong các môi trường chuyên nghiệp tại Indonesia, bao gồm cả các trụ sở tập đoàn tại các quận Sudirman, Kuningan và SCBD của Jakarta. Việc báo cáo về quá trình hòa nhập đa văn hóa cho thấy rằng các nhân sự quốc tế mặc định sử dụng tên riêng từ ngày đầu tiên đôi khi bị coi là quá suồng sã, ngay cả khi các đồng nghiệp địa phương tỏ ra lịch sự về điều đó. Một mô hình phổ biến là sử dụng Bapak hoặc Ibu cộng với tên, ví dụ như Bapak Andi hoặc Ibu Maya, cho đến khi được mời bỏ danh xưng tôn trọng.
Các nhân sự quốc tế thường mô tả các cuộc họp tại Jakarta có ba giai đoạn lỏng lẻo. Phần mở đầu có thể kéo dài từ năm đến hai mươi phút và thường đề cập đến giao thông, gia đình, ẩm thực và các chuyến đi gần đây. Cắt ngắn phần này để thúc đẩy chương trình nghị sự thường được coi là đột ngột. Giai đoạn giữa tập trung vào nội dung là nơi các trang trình bày được trình bày, thường bởi một quản lý cấp cao thay vì người đứng đầu gia đình, người có thể lắng nghe và can thiệp một cách chọn lọc. Giai đoạn kết thúc thường liên quan đến việc kiểm tra sự đồng thuận mềm thay vì bỏ phiếu ghi lại.
Vì sự đồng thuận, hay musyawarah, là một khái niệm có ý nghĩa văn hóa ở Indonesia, các quyết định trong các tập đoàn gia đình thường được báo hiệu thông qua các cái gật đầu, các cụm từ nhẹ nhàng và ngôn ngữ cơ thể của người đứng đầu thay vì các tuyên bố đồng ý hoặc từ chối rõ ràng. Các nhân sự mới báo cáo lại cho trụ sở nước ngoài đôi khi gặp khó khăn trong việc chuyển đổi điều này thành các cập nhật nhị phân mà các nhà quản lý toàn cầu của họ mong đợi. Một cách diễn đạt lại thực tế là mô tả kết quả như một sự căn chỉnh định hướng, với các cuộc trò chuyện song phương tiếp theo được mong đợi trước khi bất cứ điều gì được coi là cuối cùng.
Không có gì lạ khi một người đứng đầu gia đình đến sau khi cuộc họp đã bắt đầu, đặc biệt là trong các tập đoàn có nhiều công ty vận hành dưới một mái nhà. Thực tiễn tiêu chuẩn tại nhiều phòng họp ở Jakarta là mọi người đứng dậy trong chốc lát, tạm dừng thảo luận và cho phép người đứng đầu ngồi xuống và được thông báo tóm tắt trong một hoặc hai câu trước khi tiếp tục. Tiếp tục trình bày mà không thừa nhận sự xuất hiện thường bị coi là thiếu tinh tế. Động lực tương tự xuất hiện trong các nền văn hóa phân cấp khác ở châu Á, như đã thảo luận trong báo cáo của chúng tôi về phân cấp và ra quyết định tại nơi làm việc chaebol Hàn Quốc và nghi thức chỗ ngồi trong phòng họp tại Tokyo.
Mặc dù trao đổi kỹ thuật số ngày càng phổ biến tại Jakarta, danh thiếp giấy vẫn được sử dụng rộng rãi trong các tập đoàn gia đình, đặc biệt là cho lần giới thiệu đầu tiên. Danh thiếp thường được đưa và nhận bằng cả hai tay, hoặc bằng tay phải có tay trái hỗ trợ, với nội dung hướng về phía người nhận. Danh thiếp thường không được bỏ túi ngay lập tức; đặt danh thiếp trên bàn trước chỗ ngồi, định hướng để khớp với thứ tự chỗ ngồi, là một thực tế phổ biến cũng đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ ghi nhớ tên và chức danh.
Các tài liệu in thường được phân phát theo thứ tự thâm niên, bắt đầu từ người cấp cao nhất và di chuyển ra ngoài. Việc đẩy tập tài liệu qua bàn cho người đứng đầu, thay vì đi vòng quanh để đưa, có thể tạo cảm giác vội vàng trong một bối cảnh truyền thống. Các nhân sự quốc tế đến từ các môi trường linh hoạt hoặc khởi nghiệp đôi khi cảm thấy nhịp độ chậm hơn này gây khó chịu lúc đầu, mặc dù nhiều người báo cáo đã thích nghi trong vòng một hoặc hai quý.
Jakarta có cơ sở hạ tầng không gian làm việc chung phát triển trên khắp các quận như SCBD, Kuningan và Menteng, với các nhà điều hành quốc tế và địa phương cung cấp phòng họp, kết nối cáp quang và bàn làm việc linh hoạt. Các điểm chuẩn kết nối được báo cáo cho các không gian làm việc chung cao cấp ở trung tâm Jakarta thường bao gồm băng thông rộng cáp quang ở mức hàng trăm megabit mỗi giây, với các kết nối dự phòng phổ biến. Đối với những người làm việc từ xa hỗ trợ một tập đoàn có trụ sở tại Jakarta từ nơi khác ở châu Á, năng suất có xu hướng phụ thuộc vào việc căn chỉnh theo múi giờ WIB (UTC+7) cho ít nhất một phần trong ngày, đặc biệt là cho các cuộc họp đồng bộ với các bên liên quan cấp cao, những người thường thích các khung giờ giữa buổi sáng hoặc đầu buổi chiều.
Ngay cả các vai trò hỗn hợp trong các tập đoàn gia đình thường bao gồm một chuyến thăm trụ sở trực tiếp định kỳ, nơi các quy ước chỗ ngồi quan trọng nhất. Những nhân sự quốc tế làm việc từ xa thường được một trợ lý điều hành hoặc đối tác nhân sự thông báo trước về sơ đồ chỗ ngồi, quy định trang phục dự kiến (thường là trang phục công sở trang trọng trong các nhóm lâu đời, trang phục công sở thông minh trong các công ty vận hành thế hệ mới hơn) và những thành viên gia đình nào có thể tham dự. Coi buổi hướng dẫn này là sự chuẩn bị thiết yếu thay vì là phần bổ sung không bắt buộc thường mang lại hiệu quả.
Đối với các nhân sự quốc tế đang cân nhắc việc chuyển địa điểm, Jakarta thường được báo cáo là có giá cả phải chăng hơn Singapore hoặc Hồng Kông nhưng với sự khác biệt đáng kể theo khu vực. Các căn hộ dịch vụ dành cho người nước ngoài ở Kuningan hoặc SCBD thường có giá cao gấp nhiều lần so với nhà ở địa phương tương đương ở xa hơn. Giao thông và thời gian đi lại là một chủ đề định kỳ trong các cuộc thảo luận về làm việc từ xa; nhiều chuyên gia báo cáo việc điều chỉnh lịch trình để tính đến một đến hai giờ di chuyển trong thời gian cao điểm, điều này ảnh hưởng đến cách thương lượng thời gian họp.
Các freelancer và tư vấn quốc tế tham gia với các tập đoàn Jakarta thường làm việc thông qua các hợp đồng dịch vụ với một trong các công ty vận hành thay vì thực thể nắm giữ. Việc thiết lập mức phí trong phân khúc này thường phản ánh các điểm chuẩn khu vực cho các chuyên môn tương tự ở Đông Nam Á, với các điều chỉnh cho sự khan hiếm kỹ năng như kỹ thuật dữ liệu, báo cáo ESG và chuyển đổi kỹ thuật số. Như đã thảo luận trong báo cáo của chúng tôi về phạm vi dự án và kiệt sức freelancer tại châu Á và Úc, các tài liệu phạm vi bằng văn bản và lập hóa đơn theo mốc thời gian có xu hướng giảm ma sát khi làm việc giữa các nền văn hóa với các phong cách leo thang khác nhau.
Đối với các câu hỏi về cấu trúc hợp đồng, nghĩa vụ khấu trừ thuế, hoặc liệu một cam kết có tạo ra rủi ro cơ sở thường trú cho chủ lao động ở nước ngoài hay không, độc giả được khuyến khích tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế hoặc pháp lý có trình độ được cấp phép trong thẩm quyền liên quan. Các khái niệm chung như các điều khoản phân xử của mô hình hiệp định OECD, ngưỡng 183 ngày được sử dụng trong nhiều hiệp định song phương và các thỏa thuận chủ lao động ghi danh được thảo luận rộng rãi trong tài liệu thuế quốc tế, nhưng việc áp dụng chúng cho một vai trò cụ thể trong một tập đoàn gia đình Jakarta là phụ thuộc vào thực tế.
Các nhân sự quốc tế thường báo cáo rằng ba tháng đầu tiên dễ dàng hơn khi họ coi việc lập bản đồ phân cấp là một kết quả công việc. Các mô hình thực tế được quan sát trong các kế hoạch tiếp nhận bao gồm việc theo sát một quản lý địa phương vào ít nhất ba công ty vận hành khác nhau, xây dựng một sơ đồ đơn giản về việc ai báo cáo cho ai và thành viên gia đình nào đang hoạt động, và hỏi trợ lý điều hành về các quy tắc bất thành văn về trang phục họp, quà tặng trong các ngày lễ tôn giáo và chỗ ngồi tại các sự kiện bên ngoài. Logic tiếp nhận tương tự áp dụng ở các thị trường dựa trên mối quan hệ khác, như được đề cập trong các bài viết của chúng tôi về từ tư vấn sang chiến lược ngành các tập đoàn Istanbul và tuyển dụng quý 2 tại Bengaluru và văn hóa làm việc đa thế hệ.
Đối với các chủ lao động quốc tế tuyển dụng các vai trò liên quan đến Jakarta, WIB đi trước UTC bảy giờ, chậm hơn Sydney ba đến bốn giờ tùy thuộc vào giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày và nhìn chung phù hợp với Bangkok và Hà Nội. Các nhóm quản lý việc bàn giao giữa Jakarta và Tây Âu thường báo cáo rằng khung giờ cuối chiều ở Jakarta khớp gọn gàng với đầu buổi sáng ở Frankfurt hoặc London, trong khi sự hợp tác ở Bắc Mỹ thường đòi hỏi tài liệu không đồng bộ. Khi những người làm việc từ xa di chuyển giữa các khu vực, việc theo dõi số ngày có mặt tại Indonesia thường quan trọng vì lý do tuân thủ, và các ngưỡng cụ thể tốt nhất nên được xác nhận với một cố vấn được cấp phép.
Một số kịch bản thường được các nhân sự quốc tế trích dẫn là cần đầu vào chuyên môn thay vì thử và sai nội bộ bao gồm đàm phán cổ phần hoặc các kế hoạch khuyến khích dài hạn gắn liền với một tập đoàn gia đình, cấu trúc các cam kết tư vấn xuyên biên giới, làm rõ liệu làm việc từ xa từ Jakarta có kích hoạt các câu hỏi về cư trú thuế ở nước sở tại hoặc nước chủ nhà hay không và xem xét các điều khoản không cạnh tranh hoặc bảo mật liên quan đến nhiều công ty vận hành. Báo cáo về tài chính chuyển địa điểm ở nơi khác trong phạm vi bảo hiểm của chúng tôi, bao gồm chi phí chuyển việc đến Copenhagen cho kỹ sư công nghệ và chiêu bài lương bổng trong ngành ngân hàng tại Singapore, minh họa mức độ nhạy cảm của các cuộc trò chuyện này đối với bối cảnh địa phương.
Những nhân sự quốc tế tỏ ra thành công bên trong các tập đoàn gia đình tại Jakarta thường có chung hai đặc điểm: sẵn sàng quan sát trước khi hành động và sự tò mò chân thành về câu chuyện gia đình đằng sau doanh nghiệp. Đọc các cuộc phỏng vấn đã xuất bản của người sáng lập, tìm hiểu tên các công ty vận hành và đặt những câu hỏi sâu sắc về lịch sử của tập đoàn thường được báo cáo là hữu ích hơn bất kỳ danh sách kiểm tra nghi thức nào. Các quy ước chỗ ngồi, theo nghĩa đó, ít phải là một bộ quy tắc để ghi nhớ và giống như một lời nhắc nhở hàng ngày rằng tại nhiều phòng họp ở Jakarta, các mối quan hệ chính là chiến lược.
Xuất bản bởi
Một cái nhìn dựa trên báo cáo về cách các chuyên gia quốc tế trong lĩnh vực chính phủ tại Abu Dhabi điều hướng các tín hiệu hành vi xung quanh Ramadan và các buổi tụ họp majlis mùa hè. Các khuôn mẫu từ Meyer, Hofstede và Trompenaars được sử dụng như những lăng kính, không phải định kiến.
Các kỹ sư nước ngoài phỏng vấn tại các công ty sản xuất ở Osaka thường gặp các khoảng lặng kéo dài, quy trình nhiều vòng và các nghi thức ra quyết định tập thể khó hiểu. Bài viết này báo cáo về các khuôn mẫu văn hóa đang diễn ra và cách các ứng viên giải mã chúng.
Hướng dẫn cách nhân viên mới tại các văn phòng kỹ thuật ở Helsinki nhận biết sự im lặng, bất đồng quan điểm nhẹ nhàng và năng lực khiêm tốn mà không hiểu sai ý đồng nghiệp. Một bài báo cáo về các quy tắc ứng xử nơi làm việc tại Phần Lan dành cho kỹ sư quốc tế.