Khi mùa hoa anh đào đến gần, các đội ngũ doanh nghiệp tại Nhật Bản chuẩn bị cho các buổi gặp mặt ngoài trời. Hướng dẫn này phân tích các quy tắc ứng xử ngầm của Hanami để giúp các chuyên gia toàn cầu hiểu rõ về thứ bậc và sự hiếu khách.
Những nội dung chính
- Thứ bậc vẫn tồn tại ngoài trời: Mặc dù bối cảnh thân mật, các giao thức Kamiza (chỗ ngồi danh dự) vẫn được áp dụng ngay cả trên những tấm bạt dã ngoại.
- Lầm tưởng về Bureiko: Mặc dù các công ty có thể tuyên bố tạm ngừng phân biệt cấp bậc, các giới hạn chuyên nghiệp vẫn được duy trì trong cách nói năng và hành xử.
- Sự phục vụ lẫn nhau: Nghi thức rót đồ uống cho đồng nghiệp (Oshaku) là một cơ chế chính để xây dựng mối quan hệ.
- Trách nhiệm tập thể: Việc tham gia chuẩn bị và dọn dẹp thường được xem xét kỹ lưỡng hơn cả kỹ năng giao tiếp.
Đối với các chuyên gia quốc tế làm việc tại Nhật Bản, mùa xuân đến không chỉ báo hiệu hoa anh đào (sakura) nở rộ. Nó còn đánh dấu sự bắt đầu của năm tài chính và mùa Hanami, các buổi tiệc ngắm hoa. Trong bối cảnh doanh nghiệp, đây không đơn thuần là những buổi dã ngoại giải trí mà là các sự kiện xây dựng đội ngũ thiết yếu với những kỳ vọng về hành vi không thành văn.
Mặc dù không khí mang tính lễ hội, các cấu trúc xã hội cơ bản của nơi làm việc Nhật Bản như thứ bậc, sự hòa hợp nhóm (wa) và nghĩa vụ tương hỗ, vẫn được vận hành đầy đủ. Việc hiểu sai tính chất thân mật của các sự kiện này có thể dẫn đến những xung đột xã hội khó xử. Hướng dẫn này xem xét các quy tắc ứng xử cần thiết để tham gia Hanami doanh nghiệp một cách thành công.
Khái niệm Bureiko: Quản lý kỳ vọng
Một thuật ngữ thường nghe trong các buổi tiệc rượu công ty là Bureiko, dịch nôm na là gạt bỏ cấp bậc hoặc không nghi thức. Các quản lý cấp cao thường tuyên bố bắt đầu Bureiko để khuyến khích sự thư giãn và giao tiếp cởi mở.
Tuy nhiên, các chuyên gia truyền thông đa văn hóa cảnh báo không nên hiểu điều này theo nghĩa đen. Trong thực tế, Bureiko cho phép nới lỏng các hình thức ngôn ngữ cứng nhắc nhưng không cấp phép cho sự thiếu tôn trọng hoặc quá suồng sã. Một nhân viên cấp dưới có thể đùa về một dự án chung nhưng không nên chỉ trích các quyết định quản lý hoặc gọi cấp trên mà không có kính ngữ phù hợp.
Sự tinh tế nằm ở việc đọc bầu không khí (Kuuki wo yomu). Để biết thêm về cách giải mã các tín hiệu phi ngôn ngữ trong môi trường chuyên nghiệp Nhật Bản, hãy tham khảo phân tích của chúng tôi về Giải mã 'Kūki': Thấu hiểu Giao tiếp Ngữ cảnh Cao tại Nơi làm việc Nhật Bản.
Quy tắc chỗ ngồi: Thứ bậc trên tấm bạt xanh
Các buổi tiệc Hanami của công ty thường diễn ra trên những tấm bạt xanh lớn trải dưới gốc cây anh đào. Mặc dù không có ghế, các quy tắc nghiêm ngặt về chỗ ngồi trong phòng họp vẫn được chuyển đổi lên mặt đất. Việc hiểu các khái niệm Kamiza (ghế trên) và Shimoza (ghế dưới) là rất quan trọng.
Xác định các vị trí quyền lực
Theo truyền thống, Kamiza là vị trí thoải mái nhất, có tầm nhìn đẹp nhất ra hoa và cách xa các khu vực có nhiều người qua lại hoặc gió lạnh. Vị trí này dành cho lãnh đạo cấp cao nhất. Ngược lại, Shimoza nằm gần lối vào của tấm bạt, gần nơi để giày, nguồn thực phẩm và túi rác. Đây là khu vực của nhân viên cấp dưới và nhân viên mới.
Các chuyên gia quốc tế không chắc chắn về vị trí của mình nên đợi được hướng dẫn hoặc chọn một vị trí trung gian trung lập cho đến khi thứ bậc ổn định. Để tìm hiểu sâu hơn về thứ bậc không gian, hãy xem Làm chủ Giao tiếp Phi ngôn ngữ và Quy tắc Chỗ ngồi trong Phỏng vấn tại Nhật Bản.
Nghi thức Oshaku (Rót đồ uống)
Một trong những hành vi dễ thấy nhất tại tiệc Hanami là Oshaku, hành động rót đồ uống cho người khác. Trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, thông thường không bao giờ để ly của đồng nghiệp trống không và không bao giờ tự rót cho mình.
Cơ chế của sự tương hỗ
- Quan sát cấp trên: Nhân viên cấp dưới được kỳ vọng sẽ theo dõi ly của các đồng nghiệp cấp cao. Khi ly còn một phần ba, việc mời rót thêm là một quy tắc tiêu chuẩn.
- Rót bằng hai tay: Để thể hiện sự tôn trọng, các chai nước được cầm bằng hai tay. Nhãn chai thường nên hướng lên trên hoặc hướng về phía người nhận.
- Nhận đồ uống: Khi một đồng nghiệp đề nghị rót cho bạn, việc nâng nhẹ ly (nếu dùng tách) hoặc ghi nhận cử chỉ, nhấp một ngụm rồi giữ ly để được rót thêm là điều lịch sự.
Nghi thức này phục vụ một mục đích chức năng: thúc đẩy sự tương tác. Bằng cách yêu cầu các đồng nghiệp phục vụ lẫn nhau, nhóm củng cố các mối liên kết xã hội và sự phụ thuộc lẫn nhau. Điều này phù hợp với động lực của Cao điểm Tuyển dụng Tháng 4, nơi việc tích hợp các sinh viên mới tốt nghiệp là một ưu tiên. Xem Chiến lược cho Cao điểm Tuyển dụng Tháng 4 để biết thêm bối cảnh về quá trình chuyển đổi theo mùa này.
Vai trò của nhân viên cấp dưới: Basho-tori
Đối với nhân viên mới hoặc các thành viên cấp dưới trong nhóm, Hanami thực tế bắt đầu từ sáng sớm với công việc Basho-tori (giữ chỗ). Vì các vị trí đắc địa trong các công viên như Ueno hay Yoyogi có tính cạnh tranh rất cao, nhân viên cấp dưới thường được giao nhiệm vụ đến từ lúc bình minh để trải bạt và bảo vệ vị trí cho đến khi buổi tiệc tối bắt đầu.
Mặc dù điều này có vẻ tầm thường đối với các chuyên gia phương Tây vốn quen với việc hỗ trợ hành chính xử lý hậu cần, nhưng ở Nhật Bản, đây được coi là một nghi thức nhập môn và là minh chứng cho sự cam kết với đội ngũ. Việc tự nguyện tham gia vào các nhiệm vụ hậu cần này thường được đánh giá cao như năng lực kỹ thuật trong giai đoạn làm quen với công việc.
Ẩm thực, Giao tiếp và Sự im lặng
Giao tiếp tại Hanami có xu hướng nhẹ nhàng hơn so với ở văn phòng. Các chủ đề thường xoay quanh ẩm thực, mùa màng, du lịch hoặc sở thích. Việc thảo luận về các thời hạn sắp tới hoặc các chủ đề công việc gây tranh cãi thường không được khuyến khích trừ khi do cấp trên khởi xướng.
Sự im lặng cũng là một phần có thể chấp nhận được trong tương tác. Không giống như trong một số văn hóa phương Tây nơi sự im lặng phải được lấp đầy, giao tiếp Nhật Bản cho phép có những khoảng nghỉ. Các chuyên gia quốc tế không nên cảm thấy áp lực phải duy trì luồng trò chuyện liên tục. Để biết thêm về điều này, hãy xem Quy tắc ứng xử: Giải mã sự im lặng trong các cuộc họp kinh doanh tại Nhật Bản.
Sự kết thúc và dọn dẹp
Khi sự kiện kết thúc, quá trình dọn dẹp (Atokatazuke) là một thời điểm quan trọng để quan sát hành vi. Việc để lại rác là một vi phạm nghiêm trọng các chuẩn mực xã hội. Tất cả nhân viên, không phân biệt cấp bậc (mặc dù do cấp dưới dẫn dắt), đều tham gia vào việc phân loại các loại rác tái chế và rác thải khác nhau.
Việc về sớm là có thể nhưng cần có sự khéo léo. Theo thông lệ, bạn nên xin lỗi vì đã về trước người có chức vụ cao nhất (Osaki ni shitsurei shimasu). Tuy nhiên, việc lén ra về mà không có lời chào hỏi đúng mực thường được coi là thiếu lịch sự.
Kết luận
Hanami mang lại một cái nhìn độc đáo vào linh hồn của một công ty Nhật Bản. Trong khi hoa anh đào tạo nên một bối cảnh đẹp đẽ, sự kiện này về cơ bản là một bài thực hành về sự gắn kết nhóm. Đối với chuyên gia quốc tế, sự thành công không nằm ở việc trở thành vị khách giải trí nhất, mà ở việc thể hiện sự nhận thức về nhu cầu của nhóm, cho dù đó là rót một cốc bia, chuyển đến vị trí Shimoza hay giúp phân loại rác vào cuối đêm.
Để đọc thêm về các quy tắc ứng xử theo mùa trong bối cảnh toàn cầu, hãy cân nhắc hướng dẫn của chúng tôi về Quy tắc Tặng quà cho Hàng xóm Mới: Nghi thức Chuyển nhà tại Kyoto.
